Tabela de temporalidade de documentos - pontos importantes

O profissional da informação desempenha um papel fundamental na construção da tabela de temporalidade para empresas. Com suas habilidades e competências, ele contribui para garantir um trabalho seguro e eficiente, além de propor melhorias nos processos de produção, uso e disseminação da informação no dia a dia da empresa.

Com conhecimentos específicos sobre gerenciamento de informações, análise de dados e organização de recursos informacionais, o profissional da informação pode entender as necessidades do negócio em relação à temporalidade e adaptar a tabela de forma precisa e relevante.

Ao colaborar com as áreas internas da empresa, o profissional da informação identifica as particularidades do negócio, como eventos sazonais, ciclos de produção e datas críticas. Com base nessa compreensão, ele projeta uma tabela de temporalidade específica, considerando todos esses elementos temporais relevantes.

O profissional da informação também tem expertise em coleta e análise de dados, definindo quais informações devem ser capturadas na tabela de temporalidade. Isso envolve estabelecer critérios de inclusão/exclusão de informações, definir formatos e padrões de registro e garantir a integridade dos dados. Ademais, pode ainda sugerir melhorias nos processos de produção, uso e disseminação da informação. Ele identifica oportunidades para aprimorar a coleta e o armazenamento dos dados temporais, sugerindo tecnologias, ferramentas ou sistemas que facilitem esse processo. Também auxilia na análise dos dados, identificando padrões, tendências e insights relevantes para a tomada de decisões estratégicas.

Outro aspecto importante é a capacidade do profissional da informação de promover o compartilhamento e a disseminação eficaz das informações temporais dentro da empresa. Ele sugere soluções para melhorar a acessibilidade e a usabilidade das informações, garantindo que as equipes tenham acesso fácil aos dados e possam utilizá-los adequadamente em suas análises e processos decisórios.

Erros comuns em fazer a tabela de temporalidade por conta própria

Criar a tabela de temporalidade por conta própria, sem o auxílio de um profissional especializado em gestão de informações, pode acarretar em diversos riscos. 

Destaca-se a importância do profissional da informação nesse contexto, pois eles possuem o conhecimento técnico e a experiência necessários para lidar com as complexidades da gestão documental.

Sem um profissional da informação, podem surgir problemas como:

Desconhecimento da legislação: A falta de familiaridade com as leis e regulamentos relacionados à gestão documental pode resultar em prazos de guarda inadequados, levando a riscos legais e potenciais violações de privacidade.

Falta de conhecimento sobre boas práticas de arquivo: Um profissional especializado entende as melhores práticas de armazenamento, preservação e recuperação de documentos, garantindo a integridade e a acessibilidade das informações ao longo do tempo.

Inconsistência e falta de padronização: Sem orientação profissional, pode haver falta de padronização nos critérios de temporalidade, o que dificulta a gestão e a localização dos documentos, resultando em perda de eficiência e tempo.

Ausência de avaliação adequada dos riscos: Um profissional da informação tem habilidades para avaliar os riscos envolvidos na guarda e descarte de documentos, considerando aspectos legais, administrativos, históricos e culturais. Sem essa avaliação, a organização corre o risco de manter documentos desnecessários ou descartar informações relevantes.

Perda de informações valiosas: A falta de expertise pode resultar em decisões inadequadas de descarte, levando à perda de informações críticas para a organização, como históricos, registros financeiros ou contratos importantes.

Tabela de Temporalidade de Documentos para empresas privadas

Ao definir a temporalidade de documentos na área privada, é importante considerar as seguintes questões, levando em conta as boas práticas de arquivo no Brasil:

Conheça a legislação aplicável: Familiarize-se com as leis e regulamentos que afetam a gestão documental na área privada, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras normas específicas do setor em que a organização atua.

Identifique as necessidades administrativas: Avalie os processos e atividades da organização para determinar os prazos necessários para a manutenção dos documentos. Considere fatores como obrigações legais, necessidades operacionais, consultas frequentes, possíveis litígios e requisitos de auditoria.

Classifique os documentos por tipologia: Organize os documentos em séries documentais ou categorias que representem suas características e funções. Isso ajudará na definição dos prazos de guarda adequados para cada tipo de documento.

Consulte a tabela de temporalidade do Conarq: Utilize a tabela de temporalidade disponibilizada pelo Conarq como referência, adaptando-a às necessidades específicas da organização. Essa tabela estabelece prazos de guarda para diversos tipos de documentos, considerando suas características e importância.

Envolver profissionais especializados: Busque o apoio de arquivistas e especialistas em gestão documental para ajudar na definição dos prazos de guarda adequados. Eles possuem conhecimento técnico e experiência para orientar o processo de temporalidade.

Atualize periodicamente: A temporalidade dos documentos pode ser revisada e atualizada ao longo do tempo, à medida que novas leis são promulgadas ou as necessidades da organização mudam. É importante revisar e ajustar os prazos de guarda conforme necessário para garantir sua conformidade e eficácia.

Documente as decisões: Mantenha registros claros e documente as decisões relacionadas à temporalidade de documentos. Isso ajudará na transparência, na prestação de contas e na facilidade de consulta futura.

Portanto, contar com um profissional da informação na construção da tabela de temporalidade é fundamental para garantir a conformidade legal, a eficiência operacional e a preservação adequada dos documentos. Eles são capazes de aplicar seus conhecimentos e habilidades para elaborar uma tabela personalizada, considerando as necessidades específicas da empresa e as boas práticas de arquivo. Dessa forma, minimiza-se os riscos associados à gestão documental e maximiza-se o valor e a utilidade dos documentos ao longo do tempo.

Temporalidade de preservação de documentos

A temporalidade de documentos refere-se à determinação do período de tempo pelo qual um documento deve ser mantido antes de ser descartado ou transferido para um arquivo permanente. É importante estabelecer critérios para a definição desse prazo, levando em consideração fatores legais, administrativos, históricos e culturais.

No Brasil, o Conarq publica normas e diretrizes para a gestão de documentos arquivísticos, incluindo a tabela de temporalidade, que define prazos de guarda para diferentes tipos de documentos. Essa tabela especifica as séries documentais, descrevendo sua função, conteúdo e prazo de guarda. A temporalidade dos documentos é determinada com base em legislações, regulamentações e critérios técnicos, visando atender às necessidades da instituição e da sociedade.

A preservação de documentos, por sua vez, envolve as ações tomadas para garantir a integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos ao longo do tempo. A preservação é fundamental para garantir a sobrevivência dos registros históricos e culturais, protegendo-os de danos físicos, tecnológicos e ambientais.

Ao estabelecer uma estratégia de gestão documental, a temporalidade e a preservação devem ser consideradas como partes integrantes do processo. A temporalidade auxilia na definição dos prazos de guarda e na eliminação dos documentos que não possuem mais valor administrativo ou legal, enquanto a preservação garante a integridade dos documentos de valor permanente, protegendo-os para as futuras gerações.

A falta de uma gestão adequada de documentos pode levar a consequências assustadoras. A temporalidade de documentos estabelece prazos para sua eliminação, mas se não forem seguidos, informações sensíveis e sigilosas podem cair em mãos erradas, resultando em riscos de vazamentos e violações de privacidade. Além disso, a preservação negligenciada pode levar à perda irreparável de documentos históricos e culturais, privando futuras gerações de acesso ao conhecimento e à memória. Portanto, é essencial implementar boas práticas de arquivamento, como o uso de materiais apropriados, digitalização, controle ambiental e conservação preventiva, para evitar a deterioração e garantir a preservação desses registros vitais.

Ciclo de vida do documento de arquivo

 

O ciclo de vida de um documento é o processo que um documento passa desde a sua criação até a sua eliminação ou arquivamento definitivo. Esse processo é dividido em várias etapas, incluindo a criação, distribuição, uso, arquivamento, retenção e eliminação do documento.

Durante a etapa de criação, o documento é elaborado e pode ser revisado e aprovado antes de ser distribuído. Na etapa de distribuição, o documento é entregue aos destinatários, que o utilizam para seus fins específicos. Durante a etapa de uso, o documento pode ser revisado, atualizado ou descartado, conforme a necessidade.

Na etapa de arquivamento, o documento é mantido em um sistema de gerenciamento de documentos para fins de referência futura. Durante a etapa de retenção, o documento é mantido por um período de tempo determinado por regulamentações ou políticas internas da empresa. Por fim, na etapa de eliminação, o documento é destruído ou arquivado definitivamente.

O ciclo de vida do documento é importante para garantir que os documentos sejam gerenciados de forma adequada e que as informações importantes sejam mantidas seguras e disponíveis para consulta quando necessário.

Curso Gestão de Arquivos, documentos e informação: Acervo Acadêmico na Prática

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Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD)

Elaboração da Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) para a empresa ou departamento.

A  TTD é um instrumento de gestão documental, onde a empresa define o prazo de guarda de seus documentos, bem como dos destino deles após o término desse período.

 

Este instrumento de gestão é resultante da avaliação dos documentos produzidos/recebidos pela instituição. Ele diz sobre o prazo de guarda e destinação final de cada documento na empresa.

 

Considera o ciclo de vida do documentos as fases: correte, intermediária e permanente.

 

Instrumento de Gestão e Organização de Documentos. 

Gestão de Acervo Acadêmico I Portaria 315:2018.

 

Gestão de Acervo Acadêmico em conformidade com a Portaria 315:2018.

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Portaria MEC 315:  PORTARIA Nº 315, DE 4 DE ABRIL DE 2018 - Dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância. 

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Portaria 092/2011: As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ no92, de 23 de setembro de 2011, e suas eventuais alterações.

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> Cursos, treinamentos e implementação de gestão e organização de acervo acadêmico em escolas, colégios, faculdades e universidades. Aqui você aprende o passo a passo para fazer a melhor adequação da sua instituição.

Nossos Serviços - Acervo Acadêmico

 

Implementação, treinamento e acompanhamento no processo de adequação à Portaria 315 do MEC.

Portaria MEC 315:  PORTARIA Nº 315, DE 4 DE ABRIL DE 2018 - Dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância. A portaria 315 busca zelar pela regularidade e pela qualidade da oferta dos cursos de graduação e de pós-graduação, nas modalidades presenciais e a distância (art. 2º). Isso tem tudo haver com modernização digital, tratamento da informação, gestão de documentos e digitalização.

Portaria 092/2011: As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ no92, de 23 de setembro de 2011, e suas eventuais alterações.

Nossos Serviços | Gestão e Organização de Documentos Físicos

A Gestão e Organização de Documentos em arquivos, bibliotecas e centros de informação, permite a produção, controle, administração, economia e eficiência administrativa da instituição. Possibilita padronização, alta performance, boas práticas, política de acesso e preservação, bem como, economia de tempo de recursos humanos e financeiros. Investir em GDI é estratégico. 

Entre os produtos e serviços deste processo, destacamos:
 
Planos de Classificação de Documentos (setorial/departamental)
Tabelas de Temporalidade de Documentos (prazos de guarda)
Inventários Técnicos Documentais 
Controles de acesso ao acervo
Plano de Segurança para as informações
Adequação à LGPD
Índices e Tesauros

Mapeamento de dados (documentos e informações)
Planos e Procedimentos para eliminação de documentos 
Diagnóstico Técnico Documental 
Instrumentos de Pesquisa
Políticas, Procedimentos e Instruções de Trabalho para Arquivo
 
A gestão e organização de documentos possibilita o cliente ter controle total sobre a guarda, organização, disseminação e preservação do ativo informacional, o que representa ganho de tempo e agilidade nos processos de busca de documentos e informações.
 
A GDI faz com que a empresa tenha a longo e médio prazo ganho de espaço físico e de mobiliário na empresa, uma vez que muitos documentos que não possuem mais valor administrativo, legal ou histórico, poderão ser cuidadosamente descartados.