O que é organização de documentos e informações - Definição e Importância

 

Organização é o ato de organizar. Representa a situação de cada objeto, documento, dado ou informação ter seu lugar específico dentro de um ambiente. Digo mais, configura uma lógica de estruturação, padronização e sistematização.

Como se diz no popular: organização é a arte de se ter “um lugar para cada coisa, e cada coisa ter o seu lugar”. Mas, não se trata somente de colocar algo em um lugar "x", neste âmbito é preciso pensar na funcionalidade, acessos, segurança e usabilidade do processo em fase de organização. Se for documentos (dados e informações), alerto sobre a importância de se observar a legislação, as boas práticas de GDI (gestão de documentos e informações) e as recomendações do Conarq. 

A palavra 'organização' é muita vezes apresentada como sinônimo de arrumação ou arranjo. Todavia, o termo em sua essência, à luz das disciplinas de organização do conhecimento e gestão da informação, tratadas na área de Ciência da Informação, vai muito além. Organização no contexto dos documentos (dados e informações) apresenta complexidade e requer adoção de instrumentos e procedimentos específicos e especializados.

A ideia deste post é apesentar o tema 'organização' em seu sentido mais amplo, com destaque para a organização dos documentos e informações corporativas, e assim elevar a sua percepção sobre o assunto.

Entenda, o segredo da recuperação eficaz e efetiva da informação, seja em um sistema físico ou digital, está nos padrões de organização, ou seja, nos instrumentos adotados e procedimentos desenvolvidos. Por isso, não negligencie os métodos, procedimentos e técnicas de organização da informação em seus sistemas e processos em seu sentido amplo. 

Sistemas de informação e processos dependem da organização em seu sentido amplo. Senão, a recuperação da informação fica ineficiente. Não há coisa pior que procurar por um documento no arquivo e não o encontrar. Fazer uma pesquisa em uma base de dados ou biblioteca e não obter a informação que se precisa no momento da tomada de decisão. 

E para finalizar o post de hoje digo, invista na organização. Seja no seu sentido amplo ou restrito. Invista nela. Não a perca de vista e busque sempre pela melhoria continua em seus processos e atividades. 

No que tange a organização dos documentos e informações de sua empresa, oriento a você a aplicar a organização no seu sentido mais amplo. Se precisar de ajuda, estou aqui. 

O que achou do post de hoje, deixa aqui sua opinião e compartilhe como se dá o processo de organização das informações e documentos do seu departamento ou escritório no dia-a-dia da sua instituição.

Dúvidas? Estou aqui para ajudar!

Organize os documentos e informações do seu escritório ou departamento comigo!