Modelo de Instrução de Trabalho para Organização de Notas Fiscais

 INSTRUÇÃO DE TRABALHO (IT): ORGANIZAÇÃO DE NOTAS FISCAIS

Objetivo:

Esta instrução de trabalho tem como objetivo fornecer orientações para organizar e arquivar corretamente as notas fiscais, em conformidade com as normas de arquivo. 

O processo visa facilitar o acesso, a recuperação e a preservação desses documentos para fins contábeis, fiscais e de auditoria.

Notas fiscais físicas devem ficar em pastas e caixas arquivos, notas fiscais digitais em pastas e subpastas em sistemas e servidores. 

Responsabilidades:

- O responsável por executar o processo de organização das notas fiscais deve seguir esta IT.

- Os usuários autorizados devem seguir as orientações e utilizar o sistema de arquivo corretamente.

Passo a passo:

1. Coleta das notas fiscais:

   - Reúna todas as notas fiscais de compras e vendas, bem como documentos relacionados, como recibos de pagamento.

   - Certifique-se de que todas as notas fiscais relevantes estejam presentes antes de prosseguir.

2. Classificação das notas fiscais:

   - Categorize as notas fiscais de acordo com uma estrutura de classificação definido para a empresa.

   - Utilize somente as classes e categorias previamente definidas no procedimento do arquivo.

   - Somente o responsável pelo arquivo pode criar novas classes e categorias

   - Manter a simplicidade e facilitar a localização posterior.

   - Seguir o mesmo processo para arquivo físico e digital, salvo suas especificidades. 

3. Preparação das notas fiscais para arquivamento:

   - Remova grampos, clipes ou qualquer outro objeto que possa danificar os documentos a longo prazo.

   - Certifique-se de que as notas fiscais estejam em boas condições, sem rasgos, manchas excessivas ou deterioração significativa.

   - Arquivo digital observar se o documento está completo e com os dados corretos. 

4. Digitalização das notas fiscais:

   - Digitalize as notas fiscais em formato PDF/A ou outro formato eletrônico adequado para preservação e recuperação de documentos.

   - Utilize um scanner de alta qualidade para obter imagens claras e legíveis.

   - Nomeie os arquivos digitalizados de acordo com um padrão definido pelo arquivo.

5. Organização física das notas fiscais:

   - Utilize caixas arquivos, pastas ou envelopes plásticos adequados para armazenar as notas fiscais em formato físico.

   - e-Notas devem ser arquivadas em pastas e subpastas, usar ano/mês. Exemplo: 2023 (jan., fev....)

   - Rotule os suportes claramente com informações relevantes, seguir plano de classificação.

   - Organize os documentos em ordem alfabética, numérica ou cronológica, de acordo com a estrutura de classificação estabelecida.

6. Armazenamento adequado das notas fiscais:

   - Usar caixas arquivos e pastas suspensas identificadas com clareza e precisão.

   - Usar uma taxonomia clara e objetiva, que reflita o plano de classificação e organização do arquivo. 

  - Guarde as notas fiscais físicas em um local apropriado, protegido de elementos que possam danificar os documentos, como umidade, luz solar direta e variações extremas de temperatura.

   - Evite áreas sujeitas a riscos de incêndio, inundação ou acesso não autorizado.

   - Mantenha um registro de localização para facilitar a recuperação das notas fiscais quando necessário.

7. Acesso controlado às notas fiscais:

   - Defina um procedimento para controle de acesso aos arquivos de notas fiscais, permitindo apenas pessoas autorizadas a consultar ou retirar os documentos.

   - Mantenha um registro de movimentação de documentos para acompanhar as consultas

   - Adotar sistemas específicos que tratam a gestão de documentos e informações. Nem todo software é adequado e seguro para gerenciar documentos de arquivo, todo cuidado é pouco!

Organização faz parte de um processo!

 

Sim, a organização da informação faz parte de um processo mais amplo de gestão da informação em uma empresa ou organização. Esse processo envolve a criação, armazenamento, disseminação, uso e proteção de dados e informações relevantes para a empresa. A organização da informação não pode ser feita de forma isolada. 

A organização da informação é uma etapa importante nesse processo, pois permite a classificação, ordenação e disposição dos dados de forma clara e lógica, facilitando o acesso e a utilização das informações pelos colaboradores da empresa.

Além da organização da informação, outras etapas importantes do processo de gestão da informação incluem a definição de políticas e diretrizes para o gerenciamento de dados, a implementação de sistemas de armazenamento e gerenciamento de informações, a proteção de dados confidenciais e a disseminação das informações relevantes para as áreas e colaboradores da empresa.

A gestão eficiente da informação é essencial para o sucesso de uma empresa, pois permite a tomada de decisões mais informadas, o aumento da produtividade, a redução de riscos e a otimização de recursos. Por isso, a organização da informação deve ser vista como uma etapa importante de um processo mais amplo de gestão da informação, que deve ser continuamente aprimorado e atualizado para atender às necessidades da empresa

Importância da Organização

 

Compliance em Gestão e Organização de Documentos e Informações

Já ouviu falar em compliance?

E o compliance no contexto da gestão de documentos e informações?

O termo 'compliance' é uma adaptação do verbo em inglês 'to comply,' que significa conformidade com, cumprimento de. Na prática, o compliance diz respeito a uma série de atividades, procedimentos e práticas implementadas em ambientes corporativos para que haja o respeito às leis, regras do negócio, princípios éticos, entre outros aspectos, garantindo a integridade e boa fé corporativa.

Existe uma série de obrigações legais que implica diretamente nos documentos. A empresa precisa se atentar e seguir os marcos regulatórios de gestão documental. A validade jurídica dos documentos, inclusive, depende necessariamente do cumprimento de requisitos legais.

Uma empresa quando atende uma legislações sobre gestão de documentos ela mostra-se em compliance com os marcos regulatórios. Mas, não basta somente atender a requisitos de leis, normas ou regulamentos na forma de uma política. A instituição precisa garantir que realiza na prática, o que a política apresenta.

Uma empresa em compliance com a gestão de documentos e informações, além de ter a política de gestão documental e atender a determinada leis e regras, ela tem procedimentos específicos para coleta, organização, guarda, descarte, segurança, acesso, uso e disseminação da informação. Seu processo de digitalização de documentos segue norma específica. Não há por parte da empresa abuso na coleta de dados, nem na guarda, muito menos no processo de descarte. Os colaboradores conhecem as regras e são treinados regularmente. A empresa investe no seu capital intelectual. Cuida do seu ativo mais valioso: a informação.

Tenha padrão para coleta, tratamento, organização e descarte de documentos. Garante que seu escritório ou departamento esteja em complique com os marcos regulatórios de documentação.

O que é organização de documentos e informações - Definição e Importância

 

Organização é o ato de organizar. Representa a situação de cada objeto, documento, dado ou informação ter seu lugar específico dentro de um ambiente. Digo mais, configura uma lógica de estruturação, padronização e sistematização.

Como se diz no popular: organização é a arte de se ter “um lugar para cada coisa, e cada coisa ter o seu lugar”. Mas, não se trata somente de colocar algo em um lugar "x", neste âmbito é preciso pensar na funcionalidade, acessos, segurança e usabilidade do processo em fase de organização. Se for documentos (dados e informações), alerto sobre a importância de se observar a legislação, as boas práticas de GDI (gestão de documentos e informações) e as recomendações do Conarq. 

A palavra 'organização' é muita vezes apresentada como sinônimo de arrumação ou arranjo. Todavia, o termo em sua essência, à luz das disciplinas de organização do conhecimento e gestão da informação, tratadas na área de Ciência da Informação, vai muito além. Organização no contexto dos documentos (dados e informações) apresenta complexidade e requer adoção de instrumentos e procedimentos específicos e especializados.

A ideia deste post é apesentar o tema 'organização' em seu sentido mais amplo, com destaque para a organização dos documentos e informações corporativas, e assim elevar a sua percepção sobre o assunto.

Entenda, o segredo da recuperação eficaz e efetiva da informação, seja em um sistema físico ou digital, está nos padrões de organização, ou seja, nos instrumentos adotados e procedimentos desenvolvidos. Por isso, não negligencie os métodos, procedimentos e técnicas de organização da informação em seus sistemas e processos em seu sentido amplo. 

Sistemas de informação e processos dependem da organização em seu sentido amplo. Senão, a recuperação da informação fica ineficiente. Não há coisa pior que procurar por um documento no arquivo e não o encontrar. Fazer uma pesquisa em uma base de dados ou biblioteca e não obter a informação que se precisa no momento da tomada de decisão. 

E para finalizar o post de hoje digo, invista na organização. Seja no seu sentido amplo ou restrito. Invista nela. Não a perca de vista e busque sempre pela melhoria continua em seus processos e atividades. 

No que tange a organização dos documentos e informações de sua empresa, oriento a você a aplicar a organização no seu sentido mais amplo. Se precisar de ajuda, estou aqui. 

O que achou do post de hoje, deixa aqui sua opinião e compartilhe como se dá o processo de organização das informações e documentos do seu departamento ou escritório no dia-a-dia da sua instituição.

Dúvidas? Estou aqui para ajudar!

Organize os documentos e informações do seu escritório ou departamento comigo!

Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD)

Elaboração da Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) para a empresa ou departamento.

A  TTD é um instrumento de gestão documental, onde a empresa define o prazo de guarda de seus documentos, bem como dos destino deles após o término desse período.

 

Este instrumento de gestão é resultante da avaliação dos documentos produzidos/recebidos pela instituição. Ele diz sobre o prazo de guarda e destinação final de cada documento na empresa.

 

Considera o ciclo de vida do documentos as fases: correte, intermediária e permanente.

 

Instrumento de Gestão e Organização de Documentos. 

CLIQUE Documental I Quem Somos

 

Trabalho como Consultoria Especializada em gestão e organização de processos, documentos, dados e informações para empresas e profissionais autônomos de diversos ramos de atuação desde 2009.

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Ao trabalhar comigo, você pode esperar uma relação profissional transparente, dedicada e consistente. Sou profissional da informação por formação e vocação.  

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Sou bacharel em Ciência da Informação e em Biblioteconomia. Especialista em Arquitetura e Organização da Informação. Tenho larga experiência em gestão, tratamento e organização da informação Arquivos, Centros de Informação e Bibliotecas.  

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Acredito no meu trabalho e no seu potencial de ofertar melhorias significativas nos processos de gestão e organização do ativo mais valioso da sua instituição, que é a informação (dados, documentos e processos).

Desde o diagnóstico técnico, mapeamento e levantamento documental, passando pelo tratamento, análise, organização, indexação e catalogação da informação, ao desenvolvimento de programas e projetos de gestão (organização e digitalização) de documentos e informações, estou à disposição para ajudar no que for preciso.  

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Conte com minha expertise, dedicação e profunda experiência na sua instituição para encontrar soluções inteligentes, objetivas e ágeis para os processos de coleta, tratamento, organização, classificação, arquivamento, manuseio, digitalização, segurança e difusão de documentos (dados e informações).

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​Atendo instituições e departamentos administrativos, contábeis, recursos humanos, financeiros, projetos, jurídicos, pesquisas e outros de diversos tamanhos, setores e seguimentos.  

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Deseja saber mais? Entre em contato para agendar uma reunião agora mesmo!​

Nossos Serviços I | Gestão e Organização de Documentos Digitais (GED)

 

Gestão e Organização da Informação eletrônica: Visa organizar os fluxos de dados, informações, e documentos dispostos em sistemas, diretórios, redes de computadores, e outros suportes de informação. Possibilita padronização, economia de tempo e recursos humanos e financeiros, assertividade nos processos de busca, mais agilidade e produtividade nas atividades. 

Elaboração de índices, taxonomias e controles para busca e recuperação efetiva da informação. Apoio no processo de implementação de sistema de gestão eletrônica de documentos (GED). Ressalta-se que antes do GED, deve-se realizar a gestão física das informações e documentos da empresa ou autônomo.  

Neste tipo de serviço, cria-se organogramas dos processos, estabelece política e sistema para a gestão do acervo digital e organiza os diretórios/pastas, e outros suportes e formatos, conforme demanda e necessidade do cliente.

• Planos de Classificação de Documentos (setorial/departamental)

• Tabelas de Temporalidade de Documentos (prazos de guarda)

• Controles de acesso ao acervo

• Plano de Segurança para as informações

• Adequação à LGPD

• Planos e Procedimentos para eliminação de documentos 

• Diagnóstico Técnico Documental 

• Políticas, Procedimentos e Instruções de Trabalho para Arquivo

• Fluxogramas e Organogramas

• Índices I Tesauro I Instrumentos de Pesquisa

CLIQUE Documental - Objetivos e Missão

 

A CLIQUE Documental tem como MISSÃO apresentar soluções objetivas, inteligentes e customizadas para preservação, organização e recuperação dos documentos e informações.

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Os objetivos da CLIQUE Documental são:

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Desenvolver programas  e projetos de gestão e organização de documentos e informações, mapeamento e diagnóstico documental, organização e classificação de documentos, para arquivos e bibliotecas de empresas de diversos segmentos e tamanhos. 

 

Apoiar processos adequação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) com desenvolvimento de mapeamento, diagnóstico e documentação para instituições. 

 

Consultoria especializada e treinamentos voltados para a implementação e adequação de gestão de acervo acadêmico (Portaria 315:2018) para profissionais da informação, educadores, secretários e alta gestão de instituições de ensino. 

 

Serviços de consultoria em implementação de gestão documentos e informações (GDI) para empreendedores, gestores, secretários e profissionais da informação.