Modelo de Instrução de Trabalho para Organização de Notas Fiscais

 INSTRUÇÃO DE TRABALHO (IT): ORGANIZAÇÃO DE NOTAS FISCAIS

Objetivo:

Esta instrução de trabalho tem como objetivo fornecer orientações para organizar e arquivar corretamente as notas fiscais, em conformidade com as normas de arquivo. 

O processo visa facilitar o acesso, a recuperação e a preservação desses documentos para fins contábeis, fiscais e de auditoria.

Notas fiscais físicas devem ficar em pastas e caixas arquivos, notas fiscais digitais em pastas e subpastas em sistemas e servidores. 

Responsabilidades:

- O responsável por executar o processo de organização das notas fiscais deve seguir esta IT.

- Os usuários autorizados devem seguir as orientações e utilizar o sistema de arquivo corretamente.

Passo a passo:

1. Coleta das notas fiscais:

   - Reúna todas as notas fiscais de compras e vendas, bem como documentos relacionados, como recibos de pagamento.

   - Certifique-se de que todas as notas fiscais relevantes estejam presentes antes de prosseguir.

2. Classificação das notas fiscais:

   - Categorize as notas fiscais de acordo com uma estrutura de classificação definido para a empresa.

   - Utilize somente as classes e categorias previamente definidas no procedimento do arquivo.

   - Somente o responsável pelo arquivo pode criar novas classes e categorias

   - Manter a simplicidade e facilitar a localização posterior.

   - Seguir o mesmo processo para arquivo físico e digital, salvo suas especificidades. 

3. Preparação das notas fiscais para arquivamento:

   - Remova grampos, clipes ou qualquer outro objeto que possa danificar os documentos a longo prazo.

   - Certifique-se de que as notas fiscais estejam em boas condições, sem rasgos, manchas excessivas ou deterioração significativa.

   - Arquivo digital observar se o documento está completo e com os dados corretos. 

4. Digitalização das notas fiscais:

   - Digitalize as notas fiscais em formato PDF/A ou outro formato eletrônico adequado para preservação e recuperação de documentos.

   - Utilize um scanner de alta qualidade para obter imagens claras e legíveis.

   - Nomeie os arquivos digitalizados de acordo com um padrão definido pelo arquivo.

5. Organização física das notas fiscais:

   - Utilize caixas arquivos, pastas ou envelopes plásticos adequados para armazenar as notas fiscais em formato físico.

   - e-Notas devem ser arquivadas em pastas e subpastas, usar ano/mês. Exemplo: 2023 (jan., fev....)

   - Rotule os suportes claramente com informações relevantes, seguir plano de classificação.

   - Organize os documentos em ordem alfabética, numérica ou cronológica, de acordo com a estrutura de classificação estabelecida.

6. Armazenamento adequado das notas fiscais:

   - Usar caixas arquivos e pastas suspensas identificadas com clareza e precisão.

   - Usar uma taxonomia clara e objetiva, que reflita o plano de classificação e organização do arquivo. 

  - Guarde as notas fiscais físicas em um local apropriado, protegido de elementos que possam danificar os documentos, como umidade, luz solar direta e variações extremas de temperatura.

   - Evite áreas sujeitas a riscos de incêndio, inundação ou acesso não autorizado.

   - Mantenha um registro de localização para facilitar a recuperação das notas fiscais quando necessário.

7. Acesso controlado às notas fiscais:

   - Defina um procedimento para controle de acesso aos arquivos de notas fiscais, permitindo apenas pessoas autorizadas a consultar ou retirar os documentos.

   - Mantenha um registro de movimentação de documentos para acompanhar as consultas

   - Adotar sistemas específicos que tratam a gestão de documentos e informações. Nem todo software é adequado e seguro para gerenciar documentos de arquivo, todo cuidado é pouco!