Não negligencie a gestão de documentos, sua instituição pode pagar muito caro.

 

É preocupante constatar que muitas instituições não estão levando a sério o processo de gestão documental como deveriam. No ensino superior a realidade não é diferente. Essa postura negligente pode acarretar em graves consequências e comprometer a integridade e autenticidade dos documentos acadêmicos.

Em um mundo cada vez mais digital, em que a informação é produzida e armazenada em formato eletrônico, é crucial que as IES compreendam a importância de adotar práticas adequadas de gestão documental. No entanto, muitas instituições ainda não estão dando a devida atenção a esse aspecto fundamental.

Uma das principais razões para essa falta de seriedade pode ser atribuída à ausência de pessoal especializado em documentação nas universidades. A falta de profissionais capacitados e experientes na área de arquivologia e gestão de documentos dificulta a implementação de boas práticas e a conformidade com as normativas vigentes.

Existem em muitas empresas resistência considerável à mudança em muitas instituições. Muitas vezes, há uma relutância em abandonar práticas tradicionais de arquivamento físico e adotar processos eletrônicos mais eficientes. A falta de compreensão sobre o que é de fato a gestão de documentos também contribui para essa resistência, impedindo que as IES percebam o valor e a importância de um acervo acadêmico organizado e em conformidade com as normativas.

Outro fator que contribui para essa falta de seriedade é a excessiva confiança na tecnologia. Embora as soluções tecnológicas sejam essenciais para a gestão documental, é importante lembrar que a tecnologia por si só não garante a integridade e autenticidade dos documentos. É necessário adotar políticas, procedimentos e controles adequados para garantir a segurança e a confiabilidade dos registros acadêmicos.

Além disso, muitas instituições não enxergam o acervo acadêmico como um ativo de valor. Eles não reconhecem a importância de preservar e gerenciar corretamente os documentos acadêmicos, que são fontes de conhecimento e história. Essa visão limitada prejudica a implementação de práticas adequadas de gestão documental e compromete a integridade do acervo acadêmico.

Se a sua empresa leva a gestão de documentos a sério, meus parabéns! Caso contrário, estou aqui para ajudar. Entre em contato e agende a sua consultoria comigo!

Riscos de produzir documentos sem autenticidade e/ou integridade

 

Como gestora de documentos, com anos de experiência, vejo como essencial destacar constantemente os riscos de se produzir documentos nato-digitais não autênticos e de digitalizar documentos sem garantir sua integridade e autenticidade.

A normativa do MEC, Portaria 315 de 2018, reforça a importância desses aspectos para a gestão documental nas instituições de ensino.

Documentos nato-digitais não autênticos são aqueles que não possuem a devida comprovação de sua origem, integridade e autenticidade. Isso pode comprometer a confiabilidade desses documentos e colocar em xeque a validade das informações registradas. Ao produzir documentos nato-digitais, devemos adotar medidas para garantir sua autenticidade, como a utilização de assinaturas eletrônicas certificadas.

Entenda, a digitalização de documentos requer cuidados específicos. Digitalizar é muito mais que inserir papel é um scanner e salvar o arquivo em rede ou em um sistema x. A falta de garantia da integridade e autenticidade dos documentos digitalizados pode acarretar em problemas legais, como a não aceitação desses documentos em processos administrativos e judiciais. É fundamental adotar tecnologias e processos que garantam a fidelidade dos documentos digitalizados, como a utilização de certificados digitais e a aplicação de metodologias reconhecidas.

Os riscos de produzir documentos nato-digitais não autênticos e de digitalizar documentos de forma incorreta são consideráveis. Além de possíveis consequências legais, há também a ameaça à credibilidade e à confiança nas informações registradas. As instituições de ensino devem estar conscientes desses riscos e investir em soluções que garantam a autenticidade e integridade de seus documentos digitais.

Portanto, é essencial compreender a importância de adotar medidas adequadas para a produção de documentos nato-digitais autênticos e para a correta digitalização de documentos físicos. No setor de ensino, por exemplo, conformidade com a normativa do MEC, como a Portaria 315 de 2018 e suas atualizações, é fundamental para garantir a segurança, a validade e a confiabilidade dos documentos, preservando sua autenticidade ao longo do tempo.

Devemos estar comprometidos em assegurar a integridade e a autenticidade dos documentos que gerenciamos, contribuindo para uma gestão documental eficaz e confiável em nossas instituições de ensino.