Riscos de produzir documentos sem autenticidade e/ou integridade

 

Como gestora de documentos, com anos de experiência, vejo como essencial destacar constantemente os riscos de se produzir documentos nato-digitais não autênticos e de digitalizar documentos sem garantir sua integridade e autenticidade.

A normativa do MEC, Portaria 315 de 2018, reforça a importância desses aspectos para a gestão documental nas instituições de ensino.

Documentos nato-digitais não autênticos são aqueles que não possuem a devida comprovação de sua origem, integridade e autenticidade. Isso pode comprometer a confiabilidade desses documentos e colocar em xeque a validade das informações registradas. Ao produzir documentos nato-digitais, devemos adotar medidas para garantir sua autenticidade, como a utilização de assinaturas eletrônicas certificadas.

Entenda, a digitalização de documentos requer cuidados específicos. Digitalizar é muito mais que inserir papel é um scanner e salvar o arquivo em rede ou em um sistema x. A falta de garantia da integridade e autenticidade dos documentos digitalizados pode acarretar em problemas legais, como a não aceitação desses documentos em processos administrativos e judiciais. É fundamental adotar tecnologias e processos que garantam a fidelidade dos documentos digitalizados, como a utilização de certificados digitais e a aplicação de metodologias reconhecidas.

Os riscos de produzir documentos nato-digitais não autênticos e de digitalizar documentos de forma incorreta são consideráveis. Além de possíveis consequências legais, há também a ameaça à credibilidade e à confiança nas informações registradas. As instituições de ensino devem estar conscientes desses riscos e investir em soluções que garantam a autenticidade e integridade de seus documentos digitais.

Portanto, é essencial compreender a importância de adotar medidas adequadas para a produção de documentos nato-digitais autênticos e para a correta digitalização de documentos físicos. No setor de ensino, por exemplo, conformidade com a normativa do MEC, como a Portaria 315 de 2018 e suas atualizações, é fundamental para garantir a segurança, a validade e a confiabilidade dos documentos, preservando sua autenticidade ao longo do tempo.

Devemos estar comprometidos em assegurar a integridade e a autenticidade dos documentos que gerenciamos, contribuindo para uma gestão documental eficaz e confiável em nossas instituições de ensino.