INSTRUÇÃO DE TRABALHO (IT): ORGANIZAÇÃO DE NOTAS FISCAIS
Objetivo:
Esta instrução de trabalho tem como objetivo fornecer orientações para organizar e arquivar corretamente as notas fiscais, em conformidade com as normas de arquivo.
O processo visa facilitar o acesso, a recuperação e a preservação desses documentos para fins contábeis, fiscais e de auditoria.
Notas fiscais físicas devem ficar em pastas e caixas arquivos, notas fiscais digitais em pastas e subpastas em sistemas e servidores.
Responsabilidades:
- O responsável por executar o processo de organização das notas fiscais deve seguir esta IT.
- Os usuários autorizados devem seguir as orientações e utilizar o sistema de arquivo corretamente.
Passo a passo:
1. Coleta das notas fiscais:
- Reúna todas as notas fiscais de compras e vendas, bem como documentos relacionados, como recibos de pagamento.
- Certifique-se de que todas as notas fiscais relevantes estejam presentes antes de prosseguir.
2. Classificação das notas fiscais:
- Categorize as notas fiscais de acordo com uma estrutura de classificação definido para a empresa.
- Utilize somente as classes e categorias previamente definidas no procedimento do arquivo.
- Somente o responsável pelo arquivo pode criar novas classes e categorias
- Manter a simplicidade e facilitar a localização posterior.
- Seguir o mesmo processo para arquivo físico e digital, salvo suas especificidades.
3. Preparação das notas fiscais para arquivamento:
- Remova grampos, clipes ou qualquer outro objeto que possa danificar os documentos a longo prazo.
- Certifique-se de que as notas fiscais estejam em boas condições, sem rasgos, manchas excessivas ou deterioração significativa.
- Arquivo digital observar se o documento está completo e com os dados corretos.
4. Digitalização das notas fiscais:
- Digitalize as notas fiscais em formato PDF/A ou outro formato eletrônico adequado para preservação e recuperação de documentos.
- Utilize um scanner de alta qualidade para obter imagens claras e legíveis.
- Nomeie os arquivos digitalizados de acordo com um padrão definido pelo arquivo.
5. Organização física das notas fiscais:
- Utilize caixas arquivos, pastas ou envelopes plásticos adequados para armazenar as notas fiscais em formato físico.
- e-Notas devem ser arquivadas em pastas e subpastas, usar ano/mês. Exemplo: 2023 (jan., fev....)
- Rotule os suportes claramente com informações relevantes, seguir plano de classificação.
- Organize os documentos em ordem alfabética, numérica ou cronológica, de acordo com a estrutura de classificação estabelecida.
6. Armazenamento adequado das notas fiscais:
- Usar caixas arquivos e pastas suspensas identificadas com clareza e precisão.
- Usar uma taxonomia clara e objetiva, que reflita o plano de classificação e organização do arquivo.
- Guarde as notas fiscais físicas em um local apropriado, protegido de elementos que possam danificar os documentos, como umidade, luz solar direta e variações extremas de temperatura.
- Evite áreas sujeitas a riscos de incêndio, inundação ou acesso não autorizado.
- Mantenha um registro de localização para facilitar a recuperação das notas fiscais quando necessário.
7. Acesso controlado às notas fiscais:
- Defina um procedimento para controle de acesso aos arquivos de notas fiscais, permitindo apenas pessoas autorizadas a consultar ou retirar os documentos.
- Mantenha um registro de movimentação de documentos para acompanhar as consultas
- Adotar sistemas específicos que tratam a gestão de documentos e informações. Nem todo software é adequado e seguro para gerenciar documentos de arquivo, todo cuidado é pouco!
