Modelo de Instrução de Trabalho para Organização de Notas Fiscais

 INSTRUÇÃO DE TRABALHO (IT): ORGANIZAÇÃO DE NOTAS FISCAIS

Objetivo:

Esta instrução de trabalho tem como objetivo fornecer orientações para organizar e arquivar corretamente as notas fiscais, em conformidade com as normas de arquivo. 

O processo visa facilitar o acesso, a recuperação e a preservação desses documentos para fins contábeis, fiscais e de auditoria.

Notas fiscais físicas devem ficar em pastas e caixas arquivos, notas fiscais digitais em pastas e subpastas em sistemas e servidores. 

Responsabilidades:

- O responsável por executar o processo de organização das notas fiscais deve seguir esta IT.

- Os usuários autorizados devem seguir as orientações e utilizar o sistema de arquivo corretamente.

Passo a passo:

1. Coleta das notas fiscais:

   - Reúna todas as notas fiscais de compras e vendas, bem como documentos relacionados, como recibos de pagamento.

   - Certifique-se de que todas as notas fiscais relevantes estejam presentes antes de prosseguir.

2. Classificação das notas fiscais:

   - Categorize as notas fiscais de acordo com uma estrutura de classificação definido para a empresa.

   - Utilize somente as classes e categorias previamente definidas no procedimento do arquivo.

   - Somente o responsável pelo arquivo pode criar novas classes e categorias

   - Manter a simplicidade e facilitar a localização posterior.

   - Seguir o mesmo processo para arquivo físico e digital, salvo suas especificidades. 

3. Preparação das notas fiscais para arquivamento:

   - Remova grampos, clipes ou qualquer outro objeto que possa danificar os documentos a longo prazo.

   - Certifique-se de que as notas fiscais estejam em boas condições, sem rasgos, manchas excessivas ou deterioração significativa.

   - Arquivo digital observar se o documento está completo e com os dados corretos. 

4. Digitalização das notas fiscais:

   - Digitalize as notas fiscais em formato PDF/A ou outro formato eletrônico adequado para preservação e recuperação de documentos.

   - Utilize um scanner de alta qualidade para obter imagens claras e legíveis.

   - Nomeie os arquivos digitalizados de acordo com um padrão definido pelo arquivo.

5. Organização física das notas fiscais:

   - Utilize caixas arquivos, pastas ou envelopes plásticos adequados para armazenar as notas fiscais em formato físico.

   - e-Notas devem ser arquivadas em pastas e subpastas, usar ano/mês. Exemplo: 2023 (jan., fev....)

   - Rotule os suportes claramente com informações relevantes, seguir plano de classificação.

   - Organize os documentos em ordem alfabética, numérica ou cronológica, de acordo com a estrutura de classificação estabelecida.

6. Armazenamento adequado das notas fiscais:

   - Usar caixas arquivos e pastas suspensas identificadas com clareza e precisão.

   - Usar uma taxonomia clara e objetiva, que reflita o plano de classificação e organização do arquivo. 

  - Guarde as notas fiscais físicas em um local apropriado, protegido de elementos que possam danificar os documentos, como umidade, luz solar direta e variações extremas de temperatura.

   - Evite áreas sujeitas a riscos de incêndio, inundação ou acesso não autorizado.

   - Mantenha um registro de localização para facilitar a recuperação das notas fiscais quando necessário.

7. Acesso controlado às notas fiscais:

   - Defina um procedimento para controle de acesso aos arquivos de notas fiscais, permitindo apenas pessoas autorizadas a consultar ou retirar os documentos.

   - Mantenha um registro de movimentação de documentos para acompanhar as consultas

   - Adotar sistemas específicos que tratam a gestão de documentos e informações. Nem todo software é adequado e seguro para gerenciar documentos de arquivo, todo cuidado é pouco!

Método e Organização

 

O nosso projeto de gerenciamento da informação e processos em arquivos e bibliotecas, compreende um conjunto estruturado de processos e técnicas, que visa disponibilizar a informação certa, na hora certa, às pessoas que delas necessitam. De modo genérico, nosso programa de gestão compreende as seguintes atividades:

​

• Criação do Planos de Classificação de Documentos (setorial/departamental);

• Elaboração da Tabelas de Temporalidade de Documentos (prazos de guarda);

• Desenvolvimento de Inventário Técnico Documental  (acervos e coleções);

• Mapeamento do Arquivos e Documentos  (físico e digital);

• Elaboração de Diagnóstico Técnico Documental (arquivo e bibliotecas) ;

• Desenvolvimento de Controles de Acesso e Permissões ;

• Levantamento e Estruturação de perfis e Estudo de Usuários;

• Desenvolvimento da Política de Segurança da Informação;

• Adequação à LGPD (mapeamento de dados e diagnóstico);

• Elaboração de Índices e Tesauros para Arquivos e Bibliotecas;

• Criação Rotinas para o Preparo e Digitalização de Documentos;

• Desenvolvimento de Política, Instrumentos e Procedimentos;

• Sistematização de processos e atividades no âmbito das empresas.

• Apoio à implementação de SIGAD/ GED/RDC-Arq.

Isso prova que uma empresa está desorganizada

Há diversas situações que demonstram que uma empresa está sofrendo com a desorganização, veja alguns exemplos:

Falta de controle sobre documentos e informações: Se os documentos e informações da empresa são mal organizados ou armazenados de forma inadequada, isso pode indicar uma falta de controle sobre a informação e o conhecimento da empresa. Isso pode levar a problemas de produtividade, perda de informações importantes e até mesmo problemas de conformidade com as regulamentações.

Atrasos e erros frequentes: Se os funcionários da empresa frequentemente entregam trabalhos atrasados ou cometem erros em suas tarefas, pode ser um sinal de que a empresa está desorganizada. Isso pode indicar uma falta de comunicação e clareza nos processos da empresa, bem como uma falta de treinamento adequado.

Ambiente de trabalho desorganizado: Um ambiente de trabalho desorganizado, com mesas cheias de papéis, arquivos jogados pelo chão e materiais de escritório espalhados por todo o lugar, pode indicar que a empresa está desorganizada. Isso pode levar a problemas de produtividade, desperdício de tempo e recursos e uma cultura de trabalho desleixada.

Processos ineficientes: Se a empresa possui processos ineficientes, que levam muito tempo e são propensos a erros, isso pode ser um sinal de desorganização. Isso pode ser evidenciado por atrasos no atendimento ao cliente, baixa qualidade dos produtos e serviços, baixa produtividade e perda de oportunidades de negócios.

Esse sinais faz com que a sua empresa queime dinheiro! Invista em gerenciamento de processos, documentos e informações. 

 

Organização de Documentos e Processos: a chave para o sucesso empresarial!

 

A organização de documentos e processos é essencial para o sucesso empresarial, pois permite que as empresas aumentem sua eficiência operacional, reduzam custos, melhorem a qualidade dos produtos e serviços e, consequentemente, aumentem sua lucratividade.

Uma empresa bem organizada possui um fluxo de trabalho mais eficiente, pois seus funcionários têm acesso fácil aos documentos e informações que precisam para desempenhar suas funções. Isso resulta em uma maior produtividade e menor tempo gasto em busca de informações.

Além disso, uma boa organização de documentos e processos ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações e leis aplicáveis. Isso é especialmente importante em setores altamente regulamentados, como o setor de saúde e financeiro.

Outra vantagem é que a organização adequada de documentos e processos pode ajudar a empresa a identificar áreas de melhoria e otimizar seus processos, reduzindo custos e aumentando a qualidade dos produtos e serviços oferecidos

Três sinais que sua empresa precisa de gerenciamento de Arquivos

 

Sinal 1: Dificuldade em encontrar arquivos: Sem um sistema de gerenciamento de arquivos organizado, é comum que os funcionários tenham dificuldade em encontrar os arquivos que precisam. Isso pode levar a uma perda de tempo e produtividade, além de aumentar a probabilidade de erros.

Sinal 2: Perda de informações importantes: Se a empresa não possui um sistema de gerenciamento de arquivos adequado, é mais provável que haja perda de informações importantes. Isso pode ocorrer devido a vários motivos, como arquivos perdidos, corrompidos ou excluídos acidentalmente.

Sinal 3: Problemas de segurança: Se os arquivos da empresa não são gerenciados adequadamente, isso pode levar a problemas de segurança. Por exemplo, se arquivos confidenciais são armazenados em locais não seguros ou compartilhados com pessoas não autorizadas, há um risco maior de que essas informações sejam acessadas por indivíduos mal-intencionados. Um sistema de gerenciamento de arquivos adequado pode ajudar a proteger os arquivos da empresa e garantir que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a eles.

Qual desses sinais é mais presente em sua empresa?

Gestão de Documentos

Investir em gestão de arquivos, é estratégico, não importa se a empresa é pequena ou grande. O gerenciamento de arquivos garante mais que o controle e racionalização de documentos, dados e informações no dia a dia da empresa. Garante uso e destinação apropriado. Garante aplicação de segurança e conformidade legal.

Deixe nos comentários suas dúvidas, sugestões e opiniões.

Se precisar de suporte profissional para desenvolver a gestão de arquivos em sua empresa, conte comigo! Me chame no direct.

Link da minha consultoria Metodologia CDoc encontra-se na Bio!
<<< https://www.cliquedocumental.com/metodologiacdoc >>>

Gestão e Segurança da Informação

Muitas empresas não sabem, mas investir em projetos de organização de arquivos, é sinônimo de melhoria na segurança na informação.

Gestão de documentos e informação

Gestão e organização de documento e informação proporciona ambientes adequados para processo de decisão.

Quão desagradável é procurar por um documento e não o encontrar. A Gestão de documentos atua de forma estratégica neste processo!

Compliance em Gestão e Organização de Documentos e Informações

Já ouviu falar em compliance?

E o compliance no contexto da gestão de documentos e informações?

O termo 'compliance' é uma adaptação do verbo em inglês 'to comply,' que significa conformidade com, cumprimento de. Na prática, o compliance diz respeito a uma série de atividades, procedimentos e práticas implementadas em ambientes corporativos para que haja o respeito às leis, regras do negócio, princípios éticos, entre outros aspectos, garantindo a integridade e boa fé corporativa.

Existe uma série de obrigações legais que implica diretamente nos documentos. A empresa precisa se atentar e seguir os marcos regulatórios de gestão documental. A validade jurídica dos documentos, inclusive, depende necessariamente do cumprimento de requisitos legais.

Uma empresa quando atende uma legislações sobre gestão de documentos ela mostra-se em compliance com os marcos regulatórios. Mas, não basta somente atender a requisitos de leis, normas ou regulamentos na forma de uma política. A instituição precisa garantir que realiza na prática, o que a política apresenta.

Uma empresa em compliance com a gestão de documentos e informações, além de ter a política de gestão documental e atender a determinada leis e regras, ela tem procedimentos específicos para coleta, organização, guarda, descarte, segurança, acesso, uso e disseminação da informação. Seu processo de digitalização de documentos segue norma específica. Não há por parte da empresa abuso na coleta de dados, nem na guarda, muito menos no processo de descarte. Os colaboradores conhecem as regras e são treinados regularmente. A empresa investe no seu capital intelectual. Cuida do seu ativo mais valioso: a informação.

Tenha padrão para coleta, tratamento, organização e descarte de documentos. Garante que seu escritório ou departamento esteja em complique com os marcos regulatórios de documentação.

O que é organização de documentos e informações - Definição e Importância

 

Organização é o ato de organizar. Representa a situação de cada objeto, documento, dado ou informação ter seu lugar específico dentro de um ambiente. Digo mais, configura uma lógica de estruturação, padronização e sistematização.

Como se diz no popular: organização é a arte de se ter “um lugar para cada coisa, e cada coisa ter o seu lugar”. Mas, não se trata somente de colocar algo em um lugar "x", neste âmbito é preciso pensar na funcionalidade, acessos, segurança e usabilidade do processo em fase de organização. Se for documentos (dados e informações), alerto sobre a importância de se observar a legislação, as boas práticas de GDI (gestão de documentos e informações) e as recomendações do Conarq. 

A palavra 'organização' é muita vezes apresentada como sinônimo de arrumação ou arranjo. Todavia, o termo em sua essência, à luz das disciplinas de organização do conhecimento e gestão da informação, tratadas na área de Ciência da Informação, vai muito além. Organização no contexto dos documentos (dados e informações) apresenta complexidade e requer adoção de instrumentos e procedimentos específicos e especializados.

A ideia deste post é apesentar o tema 'organização' em seu sentido mais amplo, com destaque para a organização dos documentos e informações corporativas, e assim elevar a sua percepção sobre o assunto.

Entenda, o segredo da recuperação eficaz e efetiva da informação, seja em um sistema físico ou digital, está nos padrões de organização, ou seja, nos instrumentos adotados e procedimentos desenvolvidos. Por isso, não negligencie os métodos, procedimentos e técnicas de organização da informação em seus sistemas e processos em seu sentido amplo. 

Sistemas de informação e processos dependem da organização em seu sentido amplo. Senão, a recuperação da informação fica ineficiente. Não há coisa pior que procurar por um documento no arquivo e não o encontrar. Fazer uma pesquisa em uma base de dados ou biblioteca e não obter a informação que se precisa no momento da tomada de decisão. 

E para finalizar o post de hoje digo, invista na organização. Seja no seu sentido amplo ou restrito. Invista nela. Não a perca de vista e busque sempre pela melhoria continua em seus processos e atividades. 

No que tange a organização dos documentos e informações de sua empresa, oriento a você a aplicar a organização no seu sentido mais amplo. Se precisar de ajuda, estou aqui. 

O que achou do post de hoje, deixa aqui sua opinião e compartilhe como se dá o processo de organização das informações e documentos do seu departamento ou escritório no dia-a-dia da sua instituição.

Dúvidas? Estou aqui para ajudar!

Organize os documentos e informações do seu escritório ou departamento comigo!