Tabela de Temporalidade de Documentos para empresas privadas

Ao definir a temporalidade de documentos na área privada, é importante considerar as seguintes questões, levando em conta as boas práticas de arquivo no Brasil:

Conheça a legislação aplicável: Familiarize-se com as leis e regulamentos que afetam a gestão documental na área privada, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras normas específicas do setor em que a organização atua.

Identifique as necessidades administrativas: Avalie os processos e atividades da organização para determinar os prazos necessários para a manutenção dos documentos. Considere fatores como obrigações legais, necessidades operacionais, consultas frequentes, possíveis litígios e requisitos de auditoria.

Classifique os documentos por tipologia: Organize os documentos em séries documentais ou categorias que representem suas características e funções. Isso ajudará na definição dos prazos de guarda adequados para cada tipo de documento.

Consulte a tabela de temporalidade do Conarq: Utilize a tabela de temporalidade disponibilizada pelo Conarq como referência, adaptando-a às necessidades específicas da organização. Essa tabela estabelece prazos de guarda para diversos tipos de documentos, considerando suas características e importância.

Envolver profissionais especializados: Busque o apoio de arquivistas e especialistas em gestão documental para ajudar na definição dos prazos de guarda adequados. Eles possuem conhecimento técnico e experiência para orientar o processo de temporalidade.

Atualize periodicamente: A temporalidade dos documentos pode ser revisada e atualizada ao longo do tempo, à medida que novas leis são promulgadas ou as necessidades da organização mudam. É importante revisar e ajustar os prazos de guarda conforme necessário para garantir sua conformidade e eficácia.

Documente as decisões: Mantenha registros claros e documente as decisões relacionadas à temporalidade de documentos. Isso ajudará na transparência, na prestação de contas e na facilidade de consulta futura.

Portanto, contar com um profissional da informação na construção da tabela de temporalidade é fundamental para garantir a conformidade legal, a eficiência operacional e a preservação adequada dos documentos. Eles são capazes de aplicar seus conhecimentos e habilidades para elaborar uma tabela personalizada, considerando as necessidades específicas da empresa e as boas práticas de arquivo. Dessa forma, minimiza-se os riscos associados à gestão documental e maximiza-se o valor e a utilidade dos documentos ao longo do tempo.

Temporalidade de preservação de documentos

A temporalidade de documentos refere-se à determinação do período de tempo pelo qual um documento deve ser mantido antes de ser descartado ou transferido para um arquivo permanente. É importante estabelecer critérios para a definição desse prazo, levando em consideração fatores legais, administrativos, históricos e culturais.

No Brasil, o Conarq publica normas e diretrizes para a gestão de documentos arquivísticos, incluindo a tabela de temporalidade, que define prazos de guarda para diferentes tipos de documentos. Essa tabela especifica as séries documentais, descrevendo sua função, conteúdo e prazo de guarda. A temporalidade dos documentos é determinada com base em legislações, regulamentações e critérios técnicos, visando atender às necessidades da instituição e da sociedade.

A preservação de documentos, por sua vez, envolve as ações tomadas para garantir a integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos ao longo do tempo. A preservação é fundamental para garantir a sobrevivência dos registros históricos e culturais, protegendo-os de danos físicos, tecnológicos e ambientais.

Ao estabelecer uma estratégia de gestão documental, a temporalidade e a preservação devem ser consideradas como partes integrantes do processo. A temporalidade auxilia na definição dos prazos de guarda e na eliminação dos documentos que não possuem mais valor administrativo ou legal, enquanto a preservação garante a integridade dos documentos de valor permanente, protegendo-os para as futuras gerações.

A falta de uma gestão adequada de documentos pode levar a consequências assustadoras. A temporalidade de documentos estabelece prazos para sua eliminação, mas se não forem seguidos, informações sensíveis e sigilosas podem cair em mãos erradas, resultando em riscos de vazamentos e violações de privacidade. Além disso, a preservação negligenciada pode levar à perda irreparável de documentos históricos e culturais, privando futuras gerações de acesso ao conhecimento e à memória. Portanto, é essencial implementar boas práticas de arquivamento, como o uso de materiais apropriados, digitalização, controle ambiental e conservação preventiva, para evitar a deterioração e garantir a preservação desses registros vitais.

Documentos representam a memória

Documentos representam a memória da empresa porque ele contém informações importantes e registros históricos das atividades, processos e decisões tomadas pela empresa ao longo do tempo.

Os documentos podem incluir relatórios, atas de reuniões, contratos, planos de negócios, registros contábeis, entre outros. Eles são usados para registrar informações relevantes sobre as operações da empresa, como transações financeiras, relações com clientes e fornecedores, contratos e acordos comerciais.

Esses documentos são importantes porque permitem que a empresa mantenha um registro preciso e confiável de suas atividades e tomadas de decisão. Eles podem ser usados como referência para resolver disputas ou conflitos, identificar tendências e padrões, planejar estratégias futuras e manter a conformidade com as leis e regulamentos.

Além disso, o armazenamento e gerenciamento adequados dos documentos são essenciais para garantir a continuidade dos negócios e proteger a empresa em caso de desastres ou crises. Por isso, é fundamental que as empresas tenham políticas e procedimentos claros para garantir a segurança e o acesso adequado aos documentos importantes.

 

Desenvolvimento de Documentação Técnica (IT, MQ, POP, Formulários)

 

Desenvolvimento de Documentação Técnica (IT, MQ, POP, Formulários): Viabiliza a organização padronizar suas rotinas, processos e atividades, aplicando assim a possibilidade de atender aos requisitos e necessidades dos clientes (internos e externos). 

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Além do mais, a implementação de normas na empresa favorece o nível de organização interna devido a padronização e sistematização das atividades, o controle da administração e a produtividade, pois a empresa ganha tempo na execução das tarefas e agilidade nos controles internos.

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Além desses benefícios, também tende a levar a redução de custos e do número de erros na execução de certos serviços ou atividades internas.

 

• Formulários 

• Planilhas de controle

• Instruções de Trabalho

• Procedimentos da Qualidade

• Manual da Qualidade

• Política e Objetivos

• Documentação Técnica GDI

Nossos Serviços - Documentação Técnca

Desenvolvimento de Documentação Técnica (IT, MQ, POP, Formulários): Viabiliza a organização padronizar suas rotinas, processos e atividades, aplicando assim a possibilidade de atender aos requisitos e necessidades dos clientes (internos e externos). 

Além do mais, a implementação de normas na empresa favorece o nível de organização interna devido a padronização e sistematização das atividades, o controle da administração e a produtividade, pois a empresa ganha tempo na execução das tarefas e agilidade nos controles internos.

Invista na informação documentada. 

• Formulários 

• Planilhas de controle
  

• Instruções de Trabalho

• Procedimentos da Qualidade

• Manual da Qualidade

• Política e Objetivos

• Documentação Técnica GDI

Nossos Serviços | Gestão e Organização de Documentos Físicos

A Gestão e Organização de Documentos em arquivos, bibliotecas e centros de informação, permite a produção, controle, administração, economia e eficiência administrativa da instituição. Possibilita padronização, alta performance, boas práticas, política de acesso e preservação, bem como, economia de tempo de recursos humanos e financeiros. Investir em GDI é estratégico. 

Entre os produtos e serviços deste processo, destacamos:
 
Planos de Classificação de Documentos (setorial/departamental)
Tabelas de Temporalidade de Documentos (prazos de guarda)
Inventários Técnicos Documentais 
Controles de acesso ao acervo
Plano de Segurança para as informações
Adequação à LGPD
Índices e Tesauros

Mapeamento de dados (documentos e informações)
Planos e Procedimentos para eliminação de documentos 
Diagnóstico Técnico Documental 
Instrumentos de Pesquisa
Políticas, Procedimentos e Instruções de Trabalho para Arquivo
 
A gestão e organização de documentos possibilita o cliente ter controle total sobre a guarda, organização, disseminação e preservação do ativo informacional, o que representa ganho de tempo e agilidade nos processos de busca de documentos e informações.
 
A GDI faz com que a empresa tenha a longo e médio prazo ganho de espaço físico e de mobiliário na empresa, uma vez que muitos documentos que não possuem mais valor administrativo, legal ou histórico, poderão ser cuidadosamente descartados.