Temporalidade de preservação de documentos

A temporalidade de documentos refere-se à determinação do período de tempo pelo qual um documento deve ser mantido antes de ser descartado ou transferido para um arquivo permanente. É importante estabelecer critérios para a definição desse prazo, levando em consideração fatores legais, administrativos, históricos e culturais.

No Brasil, o Conarq publica normas e diretrizes para a gestão de documentos arquivísticos, incluindo a tabela de temporalidade, que define prazos de guarda para diferentes tipos de documentos. Essa tabela especifica as séries documentais, descrevendo sua função, conteúdo e prazo de guarda. A temporalidade dos documentos é determinada com base em legislações, regulamentações e critérios técnicos, visando atender às necessidades da instituição e da sociedade.

A preservação de documentos, por sua vez, envolve as ações tomadas para garantir a integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos ao longo do tempo. A preservação é fundamental para garantir a sobrevivência dos registros históricos e culturais, protegendo-os de danos físicos, tecnológicos e ambientais.

Ao estabelecer uma estratégia de gestão documental, a temporalidade e a preservação devem ser consideradas como partes integrantes do processo. A temporalidade auxilia na definição dos prazos de guarda e na eliminação dos documentos que não possuem mais valor administrativo ou legal, enquanto a preservação garante a integridade dos documentos de valor permanente, protegendo-os para as futuras gerações.

A falta de uma gestão adequada de documentos pode levar a consequências assustadoras. A temporalidade de documentos estabelece prazos para sua eliminação, mas se não forem seguidos, informações sensíveis e sigilosas podem cair em mãos erradas, resultando em riscos de vazamentos e violações de privacidade. Além disso, a preservação negligenciada pode levar à perda irreparável de documentos históricos e culturais, privando futuras gerações de acesso ao conhecimento e à memória. Portanto, é essencial implementar boas práticas de arquivamento, como o uso de materiais apropriados, digitalização, controle ambiental e conservação preventiva, para evitar a deterioração e garantir a preservação desses registros vitais.