Ao definir a temporalidade de documentos na área privada, é importante considerar as seguintes questões, levando em conta as boas práticas de arquivo no Brasil:
Conheça a legislação aplicável: Familiarize-se com as leis e regulamentos que afetam a gestão documental na área privada, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras normas específicas do setor em que a organização atua.
Identifique as necessidades administrativas: Avalie os processos e atividades da organização para determinar os prazos necessários para a manutenção dos documentos. Considere fatores como obrigações legais, necessidades operacionais, consultas frequentes, possíveis litígios e requisitos de auditoria.
Classifique os documentos por tipologia: Organize os documentos em séries documentais ou categorias que representem suas características e funções. Isso ajudará na definição dos prazos de guarda adequados para cada tipo de documento.
Consulte a tabela de temporalidade do Conarq: Utilize a tabela de temporalidade disponibilizada pelo Conarq como referência, adaptando-a às necessidades específicas da organização. Essa tabela estabelece prazos de guarda para diversos tipos de documentos, considerando suas características e importância.
Envolver profissionais especializados: Busque o apoio de arquivistas e especialistas em gestão documental para ajudar na definição dos prazos de guarda adequados. Eles possuem conhecimento técnico e experiência para orientar o processo de temporalidade.
Atualize periodicamente: A temporalidade dos documentos pode ser revisada e atualizada ao longo do tempo, à medida que novas leis são promulgadas ou as necessidades da organização mudam. É importante revisar e ajustar os prazos de guarda conforme necessário para garantir sua conformidade e eficácia.
Documente as decisões: Mantenha registros claros e documente as decisões relacionadas à temporalidade de documentos. Isso ajudará na transparência, na prestação de contas e na facilidade de consulta futura.
Identifique as necessidades administrativas: Avalie os processos e atividades da organização para determinar os prazos necessários para a manutenção dos documentos. Considere fatores como obrigações legais, necessidades operacionais, consultas frequentes, possíveis litígios e requisitos de auditoria.
Classifique os documentos por tipologia: Organize os documentos em séries documentais ou categorias que representem suas características e funções. Isso ajudará na definição dos prazos de guarda adequados para cada tipo de documento.
Consulte a tabela de temporalidade do Conarq: Utilize a tabela de temporalidade disponibilizada pelo Conarq como referência, adaptando-a às necessidades específicas da organização. Essa tabela estabelece prazos de guarda para diversos tipos de documentos, considerando suas características e importância.
Envolver profissionais especializados: Busque o apoio de arquivistas e especialistas em gestão documental para ajudar na definição dos prazos de guarda adequados. Eles possuem conhecimento técnico e experiência para orientar o processo de temporalidade.
Atualize periodicamente: A temporalidade dos documentos pode ser revisada e atualizada ao longo do tempo, à medida que novas leis são promulgadas ou as necessidades da organização mudam. É importante revisar e ajustar os prazos de guarda conforme necessário para garantir sua conformidade e eficácia.
Documente as decisões: Mantenha registros claros e documente as decisões relacionadas à temporalidade de documentos. Isso ajudará na transparência, na prestação de contas e na facilidade de consulta futura.
Portanto, contar com um profissional da informação na construção da tabela de temporalidade é fundamental para garantir a conformidade legal, a eficiência operacional e a preservação adequada dos documentos. Eles são capazes de aplicar seus conhecimentos e habilidades para elaborar uma tabela personalizada, considerando as necessidades específicas da empresa e as boas práticas de arquivo. Dessa forma, minimiza-se os riscos associados à gestão documental e maximiza-se o valor e a utilidade dos documentos ao longo do tempo.
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