Criar a tabela de temporalidade por conta própria, sem o auxílio de um profissional especializado em gestão de informações, pode acarretar em diversos riscos.
Destaca-se a importância do profissional da informação nesse contexto, pois eles possuem o conhecimento técnico e a experiência necessários para lidar com as complexidades da gestão documental.
Sem um profissional da informação, podem surgir problemas como:
Desconhecimento da legislação: A falta de familiaridade com as leis e regulamentos relacionados à gestão documental pode resultar em prazos de guarda inadequados, levando a riscos legais e potenciais violações de privacidade.
Falta de conhecimento sobre boas práticas de arquivo: Um profissional especializado entende as melhores práticas de armazenamento, preservação e recuperação de documentos, garantindo a integridade e a acessibilidade das informações ao longo do tempo.
Inconsistência e falta de padronização: Sem orientação profissional, pode haver falta de padronização nos critérios de temporalidade, o que dificulta a gestão e a localização dos documentos, resultando em perda de eficiência e tempo.
Ausência de avaliação adequada dos riscos: Um profissional da informação tem habilidades para avaliar os riscos envolvidos na guarda e descarte de documentos, considerando aspectos legais, administrativos, históricos e culturais. Sem essa avaliação, a organização corre o risco de manter documentos desnecessários ou descartar informações relevantes.
Perda de informações valiosas: A falta de expertise pode resultar em decisões inadequadas de descarte, levando à perda de informações críticas para a organização, como históricos, registros financeiros ou contratos importantes.
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