Gestão de documentos, processos e o profissional da informação

A relação entre gestão de documentos, gestão de processos e o profissional da informação é intrínseca e complementar. Vamos analisar cada um desses elementos separadamente e entender como se conectam:

A gestão de documentos refere-se ao conjunto de atividades e processos utilizados para organizar, controlar e preservar documentos de uma organização. Envolve a criação, classificação, armazenamento, recuperação e descarte adequado de documentos, tanto em formato físico quanto digital. A gestão de documentos visa garantir a eficiência operacional, a conformidade legal e a acessibilidade das informações.

A gestão de processos, por sua vez, é o conjunto de práticas e técnicas utilizadas para analisar, projetar, implementar e controlar os processos de negócios de uma organização. Ela busca otimizar e melhorar a eficiência dos processos, identificar gargalos, eliminar atividades desnecessárias e garantir que os fluxos de trabalho estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

O profissional da informação desempenha um papel fundamental nessa relação. Esse profissional, muitas vezes chamado de arquivista, bibliotecário ou gestor da informação, possui conhecimentos e habilidades especializados na organização, acesso e gerenciamento eficaz de informações e documentos. Eles têm a expertise necessária para desenvolver e implementar estratégias de gestão de documentos e processos, garantindo a integridade, a segurança e a usabilidade das informações.

O profissional da informação atua na criação de políticas e procedimentos para a gestão adequada de documentos, na definição de diretrizes para a classificação e indexação dos documentos, na implementação de sistemas de gestão de documentos e na disseminação de boas práticas de gerenciamento da informação.

eDoc Minas 2023 - Inovação, Conexão, gestão do conhecimento e tecnologia a partir da gestão da informação

 

Nos dias 25 e 26 de maio de 2023, ocorreu em Belo Horizonte, Minas Gerais, a 30ª edição do eDoc (90ª edição nacional). O evento foi realizado no auditório do SEBRAE Minas e contou com painéis, palestras, cases, talks e oficinas. O eDoc Minas abordou temas relacionados à inovação, gestão da informação, digitalização, documentos, preservação e tecnologia.

Gostaria de expressar minha alegria e gratidão por ter tido a oportunidade de participar desse evento. Foi uma experiência incrível, repleta de aprendizados, mediação e troca de conhecimentos. Foi gratificante presenciar a excelente comunicação entre teoria e prática na área de ciência da informação.

Desejo estender meus agradecimentos a todos os palestrantes, que generosamente compartilharam boas práticas, vivências e conhecimentos conosco.

Aos colegas participantes, meu muito obrigada pelas trocas de conhecimentos e conversas enriquecedoras.

Gostaria de parabenizar especialmente Todeska Badke e Ana Araújo pelo sucesso do evento e por continuarem promovendo momentos de aprendizado e networking tão necessários para nossa comunidade acadêmica.

Já estou ansiosa pela próxima edição do eDoc aqui em Minas, nos dias 29 e 30 de agosto de 2023. Tenho certeza de que o eDoc Engenharia será uma ótima oportunidade para aprender e trocar conhecimentos com os especialistas e participantes do evento!

Desbrave o seu caminho profissional: o poder transformador do feedback negativo

No contexto profissional, é comum nos depararmos com situações de feedback negativo e atitudes que parecem injustas. No entanto, ao invés de encarar esses momentos como obstáculos, podemos enxergá-los como oportunidades valiosas para impulsionar nosso crescimento e fortalecer nossa confiança.

Em um cenário onde a agilidade e eficiência desempenham um papel fundamental, compartilho a inspiradora história de Sofia, uma profissional determinada que encontrou uma verdadeira transformação através do feedback negativo de seu chefe.

Sofia foi confrontada no ambiente de trabalho por seu chefe com uma crítica que lhe pareceu injusta, uma vez que era dedicada e desempenhava múltiplas tarefas no escritório. Todavia, decidiu encarar a situação de frente, em vez de permitir entrar em depressão. Ela analisou suas próprias falhas e identificou áreas de melhoria que até então passavam despercebidas. Além disso, Sofia não permitiu que a opinião do chefe abalasse sua confiança. Ela concentrou-se naquilo que precisava melhorar em sua função como secretária executiva.

À medida que Sofia demonstrava comprometimento com seu desenvolvimento profissional, aperfeiçoando-se nas áreas mais urgentes para seu trabalho ter excelência, algo surpreendente aconteceu. Seu chefe notou sua resiliência e empenho, resultando em uma maior confiança e apoio. Ela até obteve ajuda para fazer cursos de especialização e conseguiu terceirizar alguns serviços técnicos altamente especializados do escritório.

O aprendizado mais valioso que Sofia obteve dessa experiência é que o feedback negativo e as atitudes aparentemente injustas podem ser pontos de partida para grandes realizações. Ao abraçar as críticas construtivas e investir em seu próprio desenvolvimento profissional em sua área de atuação, ela se tornou uma profissional respeitada.

Ao refletirmos sobre nossa própria jornada, é essencial questionarmos como reagimos diante do feedback negativo. Estamos aproveitando esses eventos como oportunidades para crescer e aprimorar nossas habilidades e competências, ou permitimos que eles nos impeçam de progredir? Qual caminho desejamos seguir em nossa jornada?

Compreendo que nosso crescimento humano e profissional está intrinsecamente ligado à capacidade de abraçar o conflito com mente aberta, aprender com nossos erros e buscar constantemente maneiras de nos aprimorar dentro do possível. É necessário desabrochar gradualmente como uma rosa, ao invés de nos fecharmos como um repolho! A evolução é indispensável e muitas vezes inevitável em nossas vidas. Se você vive algo semelhante, agradeça à Deus. E lembre-se, cada um tem seu tempo. Se respeite. Respeite sua jornada.

Convido você a compartilhar suas opiniões e experiências nos comentários abaixo. Vamos criar um ambiente de troca, onde possamos apoiar uns aos outros em busca de um crescimento significativo e duradouro.

  

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A importância da padronização dos arquivos

 

Segundo dados de pesquisa realizados pela PwC, empresa de auditoria e gestão, cada item documental organizado e arquivado leva a prejuízos e perda de tempo. Em se tratando de valores,aponta-se que, direta e/ou indiretamente, uma empresa perde em média $200. Isso é por documento. 

Este prejuízo diz respeito a perda de tempo procurando pelo item documental, custo com aquisição de segunda via, impressão, e assim por diante. 

Segundo a Lei 8.159 de 1991 a gestão de documentos representa: "um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente"

Deixe nos comentários suas dúvidas, sugestões e opiniões.

Se precisar de suporte profissional para desenvolver a gestão de arquivos em sua empresa, conte comigo! Me chame no direct.

Link da minha consultoria Metodologia CDoc encontra-se na bio!
<<< https://www.cliquedocumental.com/metodologiacdoc >>>

Mapeamento de Documentos (dados e informações)

 

Mapeamento de dados, documentos e processos em instituições: identificação de necessidades dos usuários; Levantamento de dados, documentos e informações; e Mapeamento de documentos e processos.

 

Mapeamento e organização de documentos em pastas e diretórios, com o objetivo de reduz duplicidade de pastas, melhorar processo de busca e recuperação de informações, padronização de processo de arquivamento dos documentos.

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Mapeamento de acervos em bibliotecas e arquivos.  com levantamento documental do acervo/coleções, tanto volumes, quanto formatos, suportes e estado de preservação.

CLIQUE Documental - Quem Somos

 

Trabalho como Consultoria Especializada em gestão e organização de processos, documentos, dados e informações para empresas e profissionais autônomos de diversos ramos de atuação desde 2009.
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Ao trabalhar comigo, você pode esperar uma relação profissional transparente, dedicada e consistente. Sou profissional da informação por formação e vocação.  
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Sou bacharel em Ciência da Informação e em Biblioteconomia. Especialista em Arquitetura e Organização da Informação. Tenho larga experiência em gestão, tratamento e organização da informação Arquivos, Centros de Informação e Bibliotecas.  
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Acredito no meu trabalho e no seu potencial de ofertar melhorias significativas nos processos de gestão e organização do ativo mais valioso da sua instituição, que é a informação (dados, documentos e processos).
Desde o diagnóstico técnico, mapeamento e levantamento documental, passando pelo tratamento, análise, organização, indexação e catalogação da informação, ao desenvolvimento de programas e projetos de gestão (organização e digitalização) de documentos e informações, estou à disposição para ajudar no que for preciso.  
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Conte com minha expertise, dedicação e profunda experiência na sua instituição para encontrar soluções inteligentes, objetivas e ágeis para os processos de coleta, tratamento, organização, classificação, arquivamento, manuseio, digitalização, segurança e difusão de documentos (dados e informações).
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​Atendo instituições e departamentos administrativos, contábeis, recursos humanos, financeiros, projetos, jurídicos, pesquisas e outros de diversos tamanhos, setores e seguimentos.  
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