Compliance em Gestão e Organização de Documentos e Informações

Já ouviu falar em compliance?

E o compliance no contexto da gestão de documentos e informações?

O termo 'compliance' é uma adaptação do verbo em inglês 'to comply,' que significa conformidade com, cumprimento de. Na prática, o compliance diz respeito a uma série de atividades, procedimentos e práticas implementadas em ambientes corporativos para que haja o respeito às leis, regras do negócio, princípios éticos, entre outros aspectos, garantindo a integridade e boa fé corporativa.

Existe uma série de obrigações legais que implica diretamente nos documentos. A empresa precisa se atentar e seguir os marcos regulatórios de gestão documental. A validade jurídica dos documentos, inclusive, depende necessariamente do cumprimento de requisitos legais.

Uma empresa quando atende uma legislações sobre gestão de documentos ela mostra-se em compliance com os marcos regulatórios. Mas, não basta somente atender a requisitos de leis, normas ou regulamentos na forma de uma política. A instituição precisa garantir que realiza na prática, o que a política apresenta.

Uma empresa em compliance com a gestão de documentos e informações, além de ter a política de gestão documental e atender a determinada leis e regras, ela tem procedimentos específicos para coleta, organização, guarda, descarte, segurança, acesso, uso e disseminação da informação. Seu processo de digitalização de documentos segue norma específica. Não há por parte da empresa abuso na coleta de dados, nem na guarda, muito menos no processo de descarte. Os colaboradores conhecem as regras e são treinados regularmente. A empresa investe no seu capital intelectual. Cuida do seu ativo mais valioso: a informação.

Tenha padrão para coleta, tratamento, organização e descarte de documentos. Garante que seu escritório ou departamento esteja em complique com os marcos regulatórios de documentação.