A Digitalização de documentos: eficiência e confiabilidade na gestão documental

Ao realizar a digitalização de documentos, é fundamental seguir as diretrizes e normas estabelecidas pelo Conarq. Essas orientações visam garantir a qualidade e a confiabilidade dos arquivos digitais resultantes do processo.

Entre as diretrizes, destaca-se a escolha de formatos adequados para a digitalização, levando em consideração a preservação a longo prazo e a interoperabilidade dos documentos. Além disso, é importante definir a resolução de digitalização apropriada, garantindo a legibilidade das informações e a fidelidade ao documento original.

A aplicação de metadados é outro aspecto relevante. Os metadados são informações descritivas adicionadas aos documentos digitais, como título, data, autor e palavras-chave. Esses metadados facilitam a organização e a recuperação eficiente das informações digitalizadas.

É válido ressaltar que a digitalização de documentos tem como objetivo principal facilitar o acesso, o armazenamento e a gestão dos documentos. No entanto, é essencial preservar os originais físicos quando necessário, conforme os procedimentos legais e regulatórios aplicáveis. A digitalização não substitui a necessidade de manter os documentos físicos em casos em que a sua preservação seja obrigatória ou estrategicamente importante.

Dessa forma, ao seguir as diretrizes e normas do Conarq, a digitalização de documentos se torna uma prática eficiente para melhorar a organização, o acesso e a segurança das informações, contribuindo para uma gestão documental mais eficaz.

BRASIL, Arquivo Nacional. Glossário de termos técnicos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Arquivo Nacional, Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, v. 5, 2010.

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