Ciclo de vida do documento de arquivo

 

O ciclo de vida de um documento é o processo que um documento passa desde a sua criação até a sua eliminação ou arquivamento definitivo. Esse processo é dividido em várias etapas, incluindo a criação, distribuição, uso, arquivamento, retenção e eliminação do documento.

Durante a etapa de criação, o documento é elaborado e pode ser revisado e aprovado antes de ser distribuído. Na etapa de distribuição, o documento é entregue aos destinatários, que o utilizam para seus fins específicos. Durante a etapa de uso, o documento pode ser revisado, atualizado ou descartado, conforme a necessidade.

Na etapa de arquivamento, o documento é mantido em um sistema de gerenciamento de documentos para fins de referência futura. Durante a etapa de retenção, o documento é mantido por um período de tempo determinado por regulamentações ou políticas internas da empresa. Por fim, na etapa de eliminação, o documento é destruído ou arquivado definitivamente.

O ciclo de vida do documento é importante para garantir que os documentos sejam gerenciados de forma adequada e que as informações importantes sejam mantidas seguras e disponíveis para consulta quando necessário.