A importância da padronização dos arquivos

 

Segundo dados de pesquisa realizados pela PwC, empresa de auditoria e gestão, cada item documental organizado e arquivado leva a prejuízos e perda de tempo. Em se tratando de valores,aponta-se que, direta e/ou indiretamente, uma empresa perde em média $200. Isso é por documento. 

Este prejuízo diz respeito a perda de tempo procurando pelo item documental, custo com aquisição de segunda via, impressão, e assim por diante. 

Segundo a Lei 8.159 de 1991 a gestão de documentos representa: "um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente"

Deixe nos comentários suas dúvidas, sugestões e opiniões.

Se precisar de suporte profissional para desenvolver a gestão de arquivos em sua empresa, conte comigo! Me chame no direct.

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Gestão de Documentos

Investir em gestão de arquivos, é estratégico, não importa se a empresa é pequena ou grande. O gerenciamento de arquivos garante mais que o controle e racionalização de documentos, dados e informações no dia a dia da empresa. Garante uso e destinação apropriado. Garante aplicação de segurança e conformidade legal.

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Gestão e Segurança da Informação

Muitas empresas não sabem, mas investir em projetos de organização de arquivos, é sinônimo de melhoria na segurança na informação.

Gestão de documentos e informação

Gestão e organização de documento e informação proporciona ambientes adequados para processo de decisão.

Quão desagradável é procurar por um documento e não o encontrar. A Gestão de documentos atua de forma estratégica neste processo!

Curso de gestão de acervo acadêmico

Venha aprender comigo como implementar  as Portaria 315:2018 (360, 613 de 2022) e 092:2011 e desenvolver uma gestão de documentos e informação efetiva na instituição de ensino onde você atua, a partir de uma aplicação prática e objetiva! 🎯

O curso gestão de arquivos, documentos e informação - acervo acadêmico na prática é baseado em três pilares: teoria, prática e legislação vigente. 💡🖥️🗃️

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Planejamento, organização e disseminação

Sua empresa não precisa necessariamente de mais tecnologia e espaço, mas sim de organização, padronização, sistematização e processos de conformidade para gerenciar arquivos e informações corporativas. 

Profissionalizar práticas de gestão de documentos e informações, que são frequentemente tratados amadores, inconsistentes e superficiais, é estratégico para pequenas empresas. 

Conheça nossos métodos, técnicas e procedimentos para gerenciar informações e documentos de negócios: Metodologia CDc!

 

A CLIQUE Documental (CDoc) é uma empresa mineira que atua com consultoria empresarial especializada em gerenciamento de documentos, registros e informação em arquivos e bibliotecas institucionais.

Profissionalizamos o gerenciamento de arquivos em pequenas empresas, por meio de uma metodologia exclusiva, desenvolvida a partir da nossa prática profissional aprovada e comprovada em gestão de documentos e informação, vivências e conhecimentos consolidados na área e literatura da área de Ciência da Informação (Biblioteconomia e Arquivologia).

Após anos de estudos e prática profissional, desenvolvi uma metodologia exclusiva para ajudar pequenas empresas a alavanque a conformidade e eficiência dos seus arquivos em meio físico e digital, por meio da profissionalização da gestão de arquivos: Metodologia CDoc! Aplique e tenha controle, alta performance e mais eficiência administrativa na empresa nos arquivos da empresa.

A minha consultoria envolve a elaboração de diagnóstico técnico, mapeamento e levantamento documental, passando pelo tratamento, análise, organização, indexação e catalogação, à implementação completa de gestão de arquivos em escritórios, secretarias, departamentos, bibliotecas e centros de informações empresariais.

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Gestão de Documentos

 

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Gestão de Documentos

 

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Organização de Documentos

 Em 2014 criei a CLIQUE Documental e desde então tenho ofertado serviços de consultoria e mentoria em gestão de documentos e informações, em arquivos e bibliotecas particulares.

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Um abraço. Até breve!

Fica com Deus!

Gestão de Arquivos - Pontos-chave

O planejamento é uma ferramenta que permite o profissional da informação entender melhor o contexto no qual ele está inserido. O planejamento permite tomar as decisões assertivas e estratégicas.

Quando se trata da gestão de documento e informação, não devemos abrir mão do planejamento, assim como, acompanhamento e execução, na busca da melhoria contínua.

Gestão de Documentos

 

A CLIQUE Documental (CDoc) é uma empresa mineira que atua com consultoria empresarial especializada em gerenciamento de documentos, registros e informação em arquivos e bibliotecas institucionais.

Profissionalizamos o gerenciamento de arquivos em pequenas empresas, por meio de uma metodologia exclusiva, desenvolvida a partir da nossa prática profissional aprovada e comprovada em gestão de documentos e informação, vivências e conhecimentos consolidados na área e literatura da área de Ciência da Informação (Biblioteconomia e Arquivologia).

Após anos de estudos e prática profissional, desenvolvi uma metodologia exclusiva para ajudar pequenas empresas a alavanque a conformidade e eficiência dos seus arquivos em meio físico e digital, por meio da profissionalização da gestão de arquivos: Metodologia CDoc! Aplique e tenha controle, alta performance e mais eficiência administrativa na empresa nos arquivos da empresa.

A minha consultoria envolve a elaboração de diagnóstico técnico, mapeamento e levantamento documental, passando pelo tratamento, análise, organização, indexação e catalogação, à implementação completa de gestão de arquivos em escritórios, secretarias, departamentos, bibliotecas e centros de informações empresariais.

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Gestão de Documentos e Informação

 

Como a sua empresa tem trabalhado a gestão de arquivos?

Existem na sua instituição procedimentos documentos para o gerenciamento de arquivos, dados,documentos e informação de clientes, funcionários, fornecedores e parceiros?

A ausência de gerenciamento de arquivos configura-se crime perante a Lei de Arquivos.

Lei 8.159 de 1991, em seu artigo 25 afirma que: "ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social".

Só para reforçar:

Segundo a Lei 8.159 de 1991 a gestão de documentos representa: "um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente"

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Só as tecnologias não bastam

 

Muita gente acredita que investir em ferramentas e sistemas tecnológicas é o suficiente para garantir a boa gestão de arquivos e processos. Todavia, a minha prática profissional mostra que não.

Nem sempre a tecnologia vai ser uma alidada. Pelo contrário.

Em se tratando de gestão de arquivos, documentos, dados e informação, o mais relevante é o sistema de gestão.

A empresa precisa, antes de contratar tecnologias (hardware ou software), investir em um programa de gestão documental. Neste contexto, o profissional da informação (Bibliotecário, Arquivista, Museólogo...) é estratégico. E por incrível que pareca, investir em um bom profissional e desenvolver o gerenciamento de arquivos, faz a empresa economizar dinheiro e tempo, e ao mesmo tempo, maximizar recursos, pessoas e processos.

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Se precisar de suporte profissional para fazer a gestão de arquivos de sua empresa, conte comigo. Me chame no direct. Link da minha consultoria Metodologia CDoc está no bio!

 

A ausência de gerenciamento de arquivos configura-se crime perante a Lei de Arquivos.

Lei 8.159 de 1991, em seu artigo 25 afirma que: "ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social".

Segundo a Lei 8.159 de 1991 a gestão de documentos representa: "um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente"

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Gestão da Informação e Documentos

 

Ontem uma seguidora me reclamou da bagunça que é o arquivo da empresa onde ela trabalha e dá falta de noção da empresa em investir em profissionais de arquivos para fazer a gestão do acervo. Infelizmente, relatos assim o rotineiros no meu dia a dia. Mas, podemos mudar está realidade.

De fato, o uso e manuseio de documentos no dia a dia das empresas tente a gerar acúmulo, dificultando a busca e recuperação de informação na hora de uma emergência.

Muitas empresas não conhecem o trabalho do profissional da informação. Muitas pessoas não sabem como gerenciar arquivos de forma inteligente. Documento é diferente de informação ou dados. Por isso, tão importante é o trabalho de conscientizar, e mais ainda, de ofertar e de nos colocar a disposição para ajudar quem quer e precisa.

É possível colocar um fim no caos Documental nos departamentos e escritórios, por meio da Gestão de Arquivos.A política de gestão de documentos e informação é estratégica para as instruções modernas, especialmente as de pequeno porte.

Tenha mais controle e agilidade na busca e uso de documentos e informação no dia a dia da empresa

Conheça a metodologia Doc. Link na Bio ✨ Estou disponível para te assessorar 🗂️💻📄

Curso Gestão de Arquivos, documentos e informação: Acervo Acadêmico na Prática

É com imensa alegria que comunico abertura das inscrições para o meu curso de Gestão de Arquivos, documentos e informação: Acervo Acadêmico na prática! 🗃️💡🖥️

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✨Até dia 10/05 de 2022 você pode garantir a sua inscrição neste curso que está incrível!

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Link na Bio do @acervoacademicocdoc !

Compliance em Gestão e Organização de Documentos e Informações

Já ouviu falar em compliance?

E o compliance no contexto da gestão de documentos e informações?

O termo 'compliance' é uma adaptação do verbo em inglês 'to comply,' que significa conformidade com, cumprimento de. Na prática, o compliance diz respeito a uma série de atividades, procedimentos e práticas implementadas em ambientes corporativos para que haja o respeito às leis, regras do negócio, princípios éticos, entre outros aspectos, garantindo a integridade e boa fé corporativa.

Existe uma série de obrigações legais que implica diretamente nos documentos. A empresa precisa se atentar e seguir os marcos regulatórios de gestão documental. A validade jurídica dos documentos, inclusive, depende necessariamente do cumprimento de requisitos legais.

Uma empresa quando atende uma legislações sobre gestão de documentos ela mostra-se em compliance com os marcos regulatórios. Mas, não basta somente atender a requisitos de leis, normas ou regulamentos na forma de uma política. A instituição precisa garantir que realiza na prática, o que a política apresenta.

Uma empresa em compliance com a gestão de documentos e informações, além de ter a política de gestão documental e atender a determinada leis e regras, ela tem procedimentos específicos para coleta, organização, guarda, descarte, segurança, acesso, uso e disseminação da informação. Seu processo de digitalização de documentos segue norma específica. Não há por parte da empresa abuso na coleta de dados, nem na guarda, muito menos no processo de descarte. Os colaboradores conhecem as regras e são treinados regularmente. A empresa investe no seu capital intelectual. Cuida do seu ativo mais valioso: a informação.

Tenha padrão para coleta, tratamento, organização e descarte de documentos. Garante que seu escritório ou departamento esteja em complique com os marcos regulatórios de documentação.

O que é organização de documentos e informações - Definição e Importância

 

Organização é o ato de organizar. Representa a situação de cada objeto, documento, dado ou informação ter seu lugar específico dentro de um ambiente. Digo mais, configura uma lógica de estruturação, padronização e sistematização.

Como se diz no popular: organização é a arte de se ter “um lugar para cada coisa, e cada coisa ter o seu lugar”. Mas, não se trata somente de colocar algo em um lugar "x", neste âmbito é preciso pensar na funcionalidade, acessos, segurança e usabilidade do processo em fase de organização. Se for documentos (dados e informações), alerto sobre a importância de se observar a legislação, as boas práticas de GDI (gestão de documentos e informações) e as recomendações do Conarq. 

A palavra 'organização' é muita vezes apresentada como sinônimo de arrumação ou arranjo. Todavia, o termo em sua essência, à luz das disciplinas de organização do conhecimento e gestão da informação, tratadas na área de Ciência da Informação, vai muito além. Organização no contexto dos documentos (dados e informações) apresenta complexidade e requer adoção de instrumentos e procedimentos específicos e especializados.

A ideia deste post é apesentar o tema 'organização' em seu sentido mais amplo, com destaque para a organização dos documentos e informações corporativas, e assim elevar a sua percepção sobre o assunto.

Entenda, o segredo da recuperação eficaz e efetiva da informação, seja em um sistema físico ou digital, está nos padrões de organização, ou seja, nos instrumentos adotados e procedimentos desenvolvidos. Por isso, não negligencie os métodos, procedimentos e técnicas de organização da informação em seus sistemas e processos em seu sentido amplo. 

Sistemas de informação e processos dependem da organização em seu sentido amplo. Senão, a recuperação da informação fica ineficiente. Não há coisa pior que procurar por um documento no arquivo e não o encontrar. Fazer uma pesquisa em uma base de dados ou biblioteca e não obter a informação que se precisa no momento da tomada de decisão. 

E para finalizar o post de hoje digo, invista na organização. Seja no seu sentido amplo ou restrito. Invista nela. Não a perca de vista e busque sempre pela melhoria continua em seus processos e atividades. 

No que tange a organização dos documentos e informações de sua empresa, oriento a você a aplicar a organização no seu sentido mais amplo. Se precisar de ajuda, estou aqui. 

O que achou do post de hoje, deixa aqui sua opinião e compartilhe como se dá o processo de organização das informações e documentos do seu departamento ou escritório no dia-a-dia da sua instituição.

Dúvidas? Estou aqui para ajudar!

Organize os documentos e informações do seu escritório ou departamento comigo!

Projeto Mapeamento de Processos

 

Mapeamento de processo: Projeto de Mapeamento do fluxo de malote (logística de recebimento e entrega de materias) do departamento de uma empresa do ramo de educação.

 

Atividades realizadas: Leituras. Tabulação de dados de questionário e análise de conteúdo de informações advindas das entrevistas. Fluxogramas. Identificação de necessidades dos usuários chaves. Mapeamento dos processos chaves. Desenho do processo de malote sugerido como opção para melhorar o fluxo de malote da empresa que sofria falhas em pontos do processo de recepção, transporte e entrega de material entre unidades.

 

O trabalho consistiu em mapear e desenhar processos, para a padronização de rotinas e atividades envolvida com fluxo de malote em uma organização. Está proposta possibilitou o atendimento efetivo, dinâmico e coerente em relação aos serviços de malotes realizados pelos usuários do sistema em questão analisados, e ao mesmo tempo, proporcionam aos funcionários deste sistema agilidade e segurança nas atividades desenvolvidas.

 

Onde: Particular. Belo Horizonte.

Projeto Construção Hemeroteca

Hemeroteca: Coletânea de notícias sobre determinados assuntos 
Fontes: Jornais e Revistas especializadas. Entrevistas com profissionais envolvidos com o projeto a fim de compreender as suas reais necessidades de informações. Aplicação de questionários com pessoas parte do público alvo do projeto.
 
Atividades: Tabulação de dados de questionário. Reuniões para discussão e análise das entrevistas. Mapeamento de necessidades dos usuários. Seleção de Fontes de Informação para construção da hemeroteca. Leitura e Seleção de notícias. Recorte e separação dos assuntos a compor a hemeroteca do projeto. Organização do acervo de notícias (assuntos) conforme necessidades do público envolvido.
 
O objetivo deste projeto foi o de incentivar a leitura de fontes com jornal e revistas de conteúdos relevantes para o público alvo.
O público alvo não precisa mais buscar os assuntos em meio tantas informações, a busca de informação por meio da hemeroteca se tornou mais objetiva e rápida. Este projeto disponibilizou a hemeroteca em pastas e armários.
 
Onde: Particular. Belo Horizonte

Diagnóstico Técnico Documental

 

Elaboração de diagnóstico técnico e levantamento documental genérico e/ou detalhado.
 
O diagnóstico documental, compreende a identificação e levantamento das fontes de dados, informação e documentos da Instituição. Oferece a empresa uma visão mais estratégica e detalhada do seu acervo. É um processo objetivo, intenso e mais detalhado. Ele pode ser feito também para dados e informações. 
 
O diagnóstico representa mostra o retrato da situação atual da empresa, vem com um mapeamento detalhado do sistema. Apresenta sugestão de melhores formas de tratamento, manuseio, guarda, descarte dos documentos. Inclui análise crítica do sistema e plano de ação. Pode incluir documentação técnica, tais como política de gestão documental, plano de classificação, tabela de temporalidade e manual de gestão.

Mapeamento de Documentos (dados e informações)

 

Desenvolvimento de mapeamento e levantamento de dados (documentos e informações).

​

Desenho de processos, arquitetura e organização de informações. Ideal para construção de sistemas de informação especializados, como GED/ECM. 

 

O mapeamento pode se dá na forma de fluxogramas, gráficos e gera relatórios. O mapeamento tende a apresentar volume total do acervo, suas especificidades e tipos de fontes de informação, bem como, estado de conservação e apresentação dos documentos e informações.

​

Mapeamento de dados LGPD. Criamos data mapping, processo pelo qual identificamos dados coletados, recebidos e processados pela organização. Bem como, documentos e informações. Estabelecemos gestão, organização, tratamento e temporalidade para o arquivamento adequado dos dados e informações.