Compliance em Gestão e Organização de Documentos e Informações

Já ouviu falar em compliance?

E o compliance no contexto da gestão de documentos e informações?

O termo 'compliance' é uma adaptação do verbo em inglês 'to comply,' que significa conformidade com, cumprimento de. Na prática, o compliance diz respeito a uma série de atividades, procedimentos e práticas implementadas em ambientes corporativos para que haja o respeito às leis, regras do negócio, princípios éticos, entre outros aspectos, garantindo a integridade e boa fé corporativa.

Existe uma série de obrigações legais que implica diretamente nos documentos. A empresa precisa se atentar e seguir os marcos regulatórios de gestão documental. A validade jurídica dos documentos, inclusive, depende necessariamente do cumprimento de requisitos legais.

Uma empresa quando atende uma legislações sobre gestão de documentos ela mostra-se em compliance com os marcos regulatórios. Mas, não basta somente atender a requisitos de leis, normas ou regulamentos na forma de uma política. A instituição precisa garantir que realiza na prática, o que a política apresenta.

Uma empresa em compliance com a gestão de documentos e informações, além de ter a política de gestão documental e atender a determinada leis e regras, ela tem procedimentos específicos para coleta, organização, guarda, descarte, segurança, acesso, uso e disseminação da informação. Seu processo de digitalização de documentos segue norma específica. Não há por parte da empresa abuso na coleta de dados, nem na guarda, muito menos no processo de descarte. Os colaboradores conhecem as regras e são treinados regularmente. A empresa investe no seu capital intelectual. Cuida do seu ativo mais valioso: a informação.

Tenha padrão para coleta, tratamento, organização e descarte de documentos. Garante que seu escritório ou departamento esteja em complique com os marcos regulatórios de documentação.

O que é organização de documentos e informações - Definição e Importância

 

Organização é o ato de organizar. Representa a situação de cada objeto, documento, dado ou informação ter seu lugar específico dentro de um ambiente. Digo mais, configura uma lógica de estruturação, padronização e sistematização.

Como se diz no popular: organização é a arte de se ter “um lugar para cada coisa, e cada coisa ter o seu lugar”. Mas, não se trata somente de colocar algo em um lugar "x", neste âmbito é preciso pensar na funcionalidade, acessos, segurança e usabilidade do processo em fase de organização. Se for documentos (dados e informações), alerto sobre a importância de se observar a legislação, as boas práticas de GDI (gestão de documentos e informações) e as recomendações do Conarq. 

A palavra 'organização' é muita vezes apresentada como sinônimo de arrumação ou arranjo. Todavia, o termo em sua essência, à luz das disciplinas de organização do conhecimento e gestão da informação, tratadas na área de Ciência da Informação, vai muito além. Organização no contexto dos documentos (dados e informações) apresenta complexidade e requer adoção de instrumentos e procedimentos específicos e especializados.

A ideia deste post é apesentar o tema 'organização' em seu sentido mais amplo, com destaque para a organização dos documentos e informações corporativas, e assim elevar a sua percepção sobre o assunto.

Entenda, o segredo da recuperação eficaz e efetiva da informação, seja em um sistema físico ou digital, está nos padrões de organização, ou seja, nos instrumentos adotados e procedimentos desenvolvidos. Por isso, não negligencie os métodos, procedimentos e técnicas de organização da informação em seus sistemas e processos em seu sentido amplo. 

Sistemas de informação e processos dependem da organização em seu sentido amplo. Senão, a recuperação da informação fica ineficiente. Não há coisa pior que procurar por um documento no arquivo e não o encontrar. Fazer uma pesquisa em uma base de dados ou biblioteca e não obter a informação que se precisa no momento da tomada de decisão. 

E para finalizar o post de hoje digo, invista na organização. Seja no seu sentido amplo ou restrito. Invista nela. Não a perca de vista e busque sempre pela melhoria continua em seus processos e atividades. 

No que tange a organização dos documentos e informações de sua empresa, oriento a você a aplicar a organização no seu sentido mais amplo. Se precisar de ajuda, estou aqui. 

O que achou do post de hoje, deixa aqui sua opinião e compartilhe como se dá o processo de organização das informações e documentos do seu departamento ou escritório no dia-a-dia da sua instituição.

Dúvidas? Estou aqui para ajudar!

Organize os documentos e informações do seu escritório ou departamento comigo!

Projeto Mapeamento de Processos

 

Mapeamento de processo: Projeto de Mapeamento do fluxo de malote (logística de recebimento e entrega de materias) do departamento de uma empresa do ramo de educação.

 

Atividades realizadas: Leituras. Tabulação de dados de questionário e análise de conteúdo de informações advindas das entrevistas. Fluxogramas. Identificação de necessidades dos usuários chaves. Mapeamento dos processos chaves. Desenho do processo de malote sugerido como opção para melhorar o fluxo de malote da empresa que sofria falhas em pontos do processo de recepção, transporte e entrega de material entre unidades.

 

O trabalho consistiu em mapear e desenhar processos, para a padronização de rotinas e atividades envolvida com fluxo de malote em uma organização. Está proposta possibilitou o atendimento efetivo, dinâmico e coerente em relação aos serviços de malotes realizados pelos usuários do sistema em questão analisados, e ao mesmo tempo, proporcionam aos funcionários deste sistema agilidade e segurança nas atividades desenvolvidas.

 

Onde: Particular. Belo Horizonte.

Projeto Construção Hemeroteca

Hemeroteca: Coletânea de notícias sobre determinados assuntos 
Fontes: Jornais e Revistas especializadas. Entrevistas com profissionais envolvidos com o projeto a fim de compreender as suas reais necessidades de informações. Aplicação de questionários com pessoas parte do público alvo do projeto.
 
Atividades: Tabulação de dados de questionário. Reuniões para discussão e análise das entrevistas. Mapeamento de necessidades dos usuários. Seleção de Fontes de Informação para construção da hemeroteca. Leitura e Seleção de notícias. Recorte e separação dos assuntos a compor a hemeroteca do projeto. Organização do acervo de notícias (assuntos) conforme necessidades do público envolvido.
 
O objetivo deste projeto foi o de incentivar a leitura de fontes com jornal e revistas de conteúdos relevantes para o público alvo.
O público alvo não precisa mais buscar os assuntos em meio tantas informações, a busca de informação por meio da hemeroteca se tornou mais objetiva e rápida. Este projeto disponibilizou a hemeroteca em pastas e armários.
 
Onde: Particular. Belo Horizonte

Diagnóstico Técnico Documental

 

Elaboração de diagnóstico técnico e levantamento documental genérico e/ou detalhado.
 
O diagnóstico documental, compreende a identificação e levantamento das fontes de dados, informação e documentos da Instituição. Oferece a empresa uma visão mais estratégica e detalhada do seu acervo. É um processo objetivo, intenso e mais detalhado. Ele pode ser feito também para dados e informações. 
 
O diagnóstico representa mostra o retrato da situação atual da empresa, vem com um mapeamento detalhado do sistema. Apresenta sugestão de melhores formas de tratamento, manuseio, guarda, descarte dos documentos. Inclui análise crítica do sistema e plano de ação. Pode incluir documentação técnica, tais como política de gestão documental, plano de classificação, tabela de temporalidade e manual de gestão.

Mapeamento de Documentos (dados e informações)

 

Desenvolvimento de mapeamento e levantamento de dados (documentos e informações).

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Desenho de processos, arquitetura e organização de informações. Ideal para construção de sistemas de informação especializados, como GED/ECM. 

 

O mapeamento pode se dá na forma de fluxogramas, gráficos e gera relatórios. O mapeamento tende a apresentar volume total do acervo, suas especificidades e tipos de fontes de informação, bem como, estado de conservação e apresentação dos documentos e informações.

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Mapeamento de dados LGPD. Criamos data mapping, processo pelo qual identificamos dados coletados, recebidos e processados pela organização. Bem como, documentos e informações. Estabelecemos gestão, organização, tratamento e temporalidade para o arquivamento adequado dos dados e informações.

Inventário de Documentos

 

Construção de Inventários de dados, documentos  e informações, em arquivos e bibliotecas. 
 
O inventário representa a descrição do acervo informacional de um negócio. Ele identifica os principais documentos e processos, seja de um sistema, arquivo ou biblioteca, com apresentação da situação macro da questão informacional e documental da empresa. Inventário de dados e informações. 
 
Processo mais objetivo e ágil. Aqui a empresa tem um retrato macro da situação geral do seu acervo, seja Arquivístico ou bibliográfico. Pode incluir plano de ação. 

Vocabulário Controlado

 

Índices e Vocabulários Controlados para facilitar a busca e recuperação das informações

 

O Vocabulário Controlado compreende uma lista de termos que serve como catálogo de terminologia padronizada da linguagem documentária de uma área ou empresa.

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O Tesauro, por exemplo, como vocabulário controlado,  objetiva controlar sinônimos, padronizar, organizar, classificar termos, facilitando a indexação e recuperação da informação.

Plano de Classificação de Documentos (PCD)

 

Elaboração do Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a empresa ou departamento. 

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Este instrumento é resultante do processo de diagnostico e avaliação, visa ordenar, classificar e propor esquema de organização para cada item documental gerado ou recebido pela instituição no seu dia a dia.  Lembrando que as atividades e processos dentro de empresa existe em função específica, faz-se cumprir  atribuições, competências e atividades.

 

Os documentos são classificados e ordenados por assunto. Separa-se as atividades-meio, das atividades-fim.

 

Instrumento de Gestão e Organização de Documentos. 

Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD)

Elaboração da Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) para a empresa ou departamento.

A  TTD é um instrumento de gestão documental, onde a empresa define o prazo de guarda de seus documentos, bem como dos destino deles após o término desse período.

 

Este instrumento de gestão é resultante da avaliação dos documentos produzidos/recebidos pela instituição. Ele diz sobre o prazo de guarda e destinação final de cada documento na empresa.

 

Considera o ciclo de vida do documentos as fases: correte, intermediária e permanente.

 

Instrumento de Gestão e Organização de Documentos. 

Cursos, Treinamentos e Workshops

 

Cursos, Treinamentos e Workshops: para instituições, empreendedores e profissionais interessados em gestão e organização de documentos e informações. 

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• Gestão e Organização de Documentos e Informações

• Preparo de Documentos

• Digitalização de Documentos

• Gestão Acervo Acadêmico I Portaria 315:2018 MEC

 

Serviços on demand. 

Presencial ou On-line.

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Mapeamento de Documentos (dados e informações)

 

Mapeamento de dados, documentos e processos em instituições: identificação de necessidades dos usuários; Levantamento de dados, documentos e informações; e Mapeamento de documentos e processos.

 

Mapeamento e organização de documentos em pastas e diretórios, com o objetivo de reduz duplicidade de pastas, melhorar processo de busca e recuperação de informações, padronização de processo de arquivamento dos documentos.

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Mapeamento de acervos em bibliotecas e arquivos.  com levantamento documental do acervo/coleções, tanto volumes, quanto formatos, suportes e estado de preservação.

Gestão de Acervo Acadêmico I Portaria 315:2018.

 

Gestão de Acervo Acadêmico em conformidade com a Portaria 315:2018.

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Portaria MEC 315:  PORTARIA Nº 315, DE 4 DE ABRIL DE 2018 - Dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância. 

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Portaria 092/2011: As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ no92, de 23 de setembro de 2011, e suas eventuais alterações.

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> Cursos, treinamentos e implementação de gestão e organização de acervo acadêmico em escolas, colégios, faculdades e universidades. Aqui você aprende o passo a passo para fazer a melhor adequação da sua instituição.

Desenvolvimento de Documentação Técnica (IT, MQ, POP, Formulários)

 

Desenvolvimento de Documentação Técnica (IT, MQ, POP, Formulários): Viabiliza a organização padronizar suas rotinas, processos e atividades, aplicando assim a possibilidade de atender aos requisitos e necessidades dos clientes (internos e externos). 

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Além do mais, a implementação de normas na empresa favorece o nível de organização interna devido a padronização e sistematização das atividades, o controle da administração e a produtividade, pois a empresa ganha tempo na execução das tarefas e agilidade nos controles internos.

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Além desses benefícios, também tende a levar a redução de custos e do número de erros na execução de certos serviços ou atividades internas.

 

• Formulários 

• Planilhas de controle

• Instruções de Trabalho

• Procedimentos da Qualidade

• Manual da Qualidade

• Política e Objetivos

• Documentação Técnica GDI

Gestão e Organização de Documentos Digitais

 

Gestão e Organização da Informação eletrônica: Visa organizar os fluxos de dados, informações, e documentos dispostos em sistemas, diretórios, redes de computadores, e outros suportes de informação. Possibilita padronização, economia de tempo e recursos humanos e financeiros, assertividade nos processos de busca, mais agilidade e produtividade nas atividades. 

 

Neste tipo de serviço, cria-se organogramas dos processos, estabelece política e sistema para a gestão do acervo digital e organiza os diretórios/pastas, digitalização, preparo de documentos e outros:

 

• Planos de Classificação de Documentos (setorial/departamental)

• Tabelas de Temporalidade de Documentos (prazos de guarda)

• Controles de acesso ao acervo

• Plano de Segurança para as informações

• Adequação à LGPD

• Planos e Procedimentos para eliminação de documentos 

• Diagnóstico Técnico Documental 

• Políticas, Procedimentos e Instruções de Trabalho para Arquivo

• Fluxogramas e Organogramas

• Índices I Tesauro I Instrumentos de Pesquisa