Organização é o ato de organizar. Representa a situação de cada objeto, documento, dado ou
informação ter seu lugar específico dentro de um ambiente. Digo mais, configura uma lógica de estruturação, padronização e sistematização.
Como se diz no popular: organização é a arte de se ter “um lugar para
cada coisa, e cada coisa ter o seu lugar”. Mas, não se trata somente de colocar algo em um
lugar "x", neste âmbito é preciso pensar na funcionalidade, acessos, segurança e
usabilidade do processo em fase de organização. Se for documentos (dados e informações), alerto sobre a importância de se observar a legislação, as boas práticas de GDI (gestão de documentos e informações) e as recomendações do Conarq.
A palavra 'organização' é muita vezes apresentada como
sinônimo de arrumação ou arranjo. Todavia, o termo em sua essência, à luz das disciplinas de organização do conhecimento e gestão da informação, tratadas na área de Ciência da Informação, vai muito além. Organização no contexto dos documentos (dados e informações) apresenta complexidade e requer adoção de instrumentos e procedimentos específicos e especializados.
A ideia deste post é apesentar o tema 'organização' em seu sentido mais amplo, com destaque para a organização dos documentos e informações corporativas, e assim elevar a sua percepção sobre o assunto.
Entenda, o segredo da recuperação eficaz e efetiva da informação, seja em um sistema físico ou digital, está nos padrões de organização, ou seja, nos instrumentos adotados e procedimentos desenvolvidos. Por isso, não negligencie os métodos, procedimentos e técnicas de organização da informação em seus sistemas e processos em seu sentido amplo.
Sistemas de informação e processos dependem da organização em seu sentido amplo. Senão, a recuperação da informação fica ineficiente. Não há coisa pior que procurar por um documento no arquivo e não o encontrar. Fazer uma pesquisa em uma base de dados ou biblioteca e não obter a informação que se precisa no momento da tomada de decisão.
E para finalizar o post de hoje digo, invista na organização. Seja no seu sentido amplo ou restrito. Invista nela. Não a perca de vista e busque sempre pela melhoria continua em seus processos e atividades.
No que tange a organização dos documentos e informações de sua empresa, oriento a você a aplicar a organização no seu sentido mais amplo. Se precisar de ajuda, estou aqui.
O que achou do post de
hoje, deixa aqui sua opinião e compartilhe como se dá o processo de organização
das informações e documentos do seu departamento ou escritório no dia-a-dia da
sua instituição.
Dúvidas? Estou aqui para
ajudar!
Organize os documentos e
informações do seu escritório ou departamento comigo!
