Documentos representam a memória

Documentos representam a memória da empresa porque ele contém informações importantes e registros históricos das atividades, processos e decisões tomadas pela empresa ao longo do tempo.

Os documentos podem incluir relatórios, atas de reuniões, contratos, planos de negócios, registros contábeis, entre outros. Eles são usados para registrar informações relevantes sobre as operações da empresa, como transações financeiras, relações com clientes e fornecedores, contratos e acordos comerciais.

Esses documentos são importantes porque permitem que a empresa mantenha um registro preciso e confiável de suas atividades e tomadas de decisão. Eles podem ser usados como referência para resolver disputas ou conflitos, identificar tendências e padrões, planejar estratégias futuras e manter a conformidade com as leis e regulamentos.

Além disso, o armazenamento e gerenciamento adequados dos documentos são essenciais para garantir a continuidade dos negócios e proteger a empresa em caso de desastres ou crises. Por isso, é fundamental que as empresas tenham políticas e procedimentos claros para garantir a segurança e o acesso adequado aos documentos importantes.

 

Metodologia Cdoc

 

Método e Organização

 

O nosso projeto de gerenciamento da informação e processos em arquivos e bibliotecas, compreende um conjunto estruturado de processos e técnicas, que visa disponibilizar a informação certa, na hora certa, às pessoas que delas necessitam. De modo genérico, nosso programa de gestão compreende as seguintes atividades:

​

• Criação do Planos de Classificação de Documentos (setorial/departamental);

• Elaboração da Tabelas de Temporalidade de Documentos (prazos de guarda);

• Desenvolvimento de Inventário Técnico Documental  (acervos e coleções);

• Mapeamento do Arquivos e Documentos  (físico e digital);

• Elaboração de Diagnóstico Técnico Documental (arquivo e bibliotecas) ;

• Desenvolvimento de Controles de Acesso e Permissões ;

• Levantamento e Estruturação de perfis e Estudo de Usuários;

• Desenvolvimento da Política de Segurança da Informação;

• Adequação à LGPD (mapeamento de dados e diagnóstico);

• Elaboração de Índices e Tesauros para Arquivos e Bibliotecas;

• Criação Rotinas para o Preparo e Digitalização de Documentos;

• Desenvolvimento de Política, Instrumentos e Procedimentos;

• Sistematização de processos e atividades no âmbito das empresas.

• Apoio à implementação de SIGAD/ GED/RDC-Arq.

Arquivo Corrente

 

Arquivo corrente, também conhecido como arquivo ativo, é o conjunto de documentos que são utilizados com frequência em uma organização ou empresa, sendo ainda necessários para as atividades cotidianas. Geralmente, esses documentos estão em fase de tramitação, aguardando providências, ou ainda em uso para execução de alguma tarefa.

O arquivo corrente de uma empresa é composto por documentos administrativos, contratos, correspondências, relatórios, entre outros, que possuem um prazo de guarda determinado pela legislação ou pelas normas internas da empresa. É importante que esses documentos estejam organizados e acessíveis, para que possam ser consultados com facilidade pelos colaboradores responsáveis por sua gestão.

A gestão do arquivo corrente é uma atividade fundamental para o bom funcionamento da organização, pois permite o acesso rápido e eficiente às informações necessárias para a tomada de decisões e execução de atividades. Além disso, a correta gestão dos documentos garante a transparência e a conformidade legal das ações da empresa.

Gestão de arquivo

 

Organização faz parte de um processo!

 

Sim, a organização da informação faz parte de um processo mais amplo de gestão da informação em uma empresa ou organização. Esse processo envolve a criação, armazenamento, disseminação, uso e proteção de dados e informações relevantes para a empresa. A organização da informação não pode ser feita de forma isolada. 

A organização da informação é uma etapa importante nesse processo, pois permite a classificação, ordenação e disposição dos dados de forma clara e lógica, facilitando o acesso e a utilização das informações pelos colaboradores da empresa.

Além da organização da informação, outras etapas importantes do processo de gestão da informação incluem a definição de políticas e diretrizes para o gerenciamento de dados, a implementação de sistemas de armazenamento e gerenciamento de informações, a proteção de dados confidenciais e a disseminação das informações relevantes para as áreas e colaboradores da empresa.

A gestão eficiente da informação é essencial para o sucesso de uma empresa, pois permite a tomada de decisões mais informadas, o aumento da produtividade, a redução de riscos e a otimização de recursos. Por isso, a organização da informação deve ser vista como uma etapa importante de um processo mais amplo de gestão da informação, que deve ser continuamente aprimorado e atualizado para atender às necessidades da empresa