Segundo dados de pesquisa realizados pela PwC, empresa de auditoria e gestão, cada item documental organizado e arquivado leva a prejuízos e perda de tempo. Em se tratando de valores,aponta-se que, direta e/ou indiretamente, uma empresa perde em média $200. Isso é por documento.
Este prejuízo diz respeito a perda de tempo procurando pelo item documental, custo com aquisição de segunda via, impressão, e assim por diante.
Segundo a Lei 8.159 de 1991 a gestão de documentos representa: "um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente"
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