Seja estratégico na hora de investir em digitalização

Para garantir que a digitalização seja eficaz, é importante ter um processo claro e organizado. Isso inclui definir quais documentos precisam ser digitalizados, como eles serão organizados e como serão armazenados. Também é importante escolher a tecnologia de digitalização correta para os tipos de documentos que serão digitalizados.

Os documentos digitais precisam ser armazenados em um local seguro e acessível. Isso pode incluir o uso de um sistema de gerenciamento de documentos ou um serviço de armazenamento em nuvem. É importante garantir que os documentos estejam bem organizados e facilmente acessíveis para que possam ser encontrados rapidamente.

A digitalização pode permitir o descarte de documentos físicos que não são mais necessários. No entanto, é importante ter um processo claro para o descarte desses documentos e garantir que eles sejam descartados de forma segura e de acordo com as leis e regulamentos locais.

É importante revisar periodicamente os documentos digitalizados e descartar aqueles que não são mais necessários. Também é importante garantir que os documentos digitalizados estejam atualizados e que as versões mais recentes sejam armazenadas.

É importante treinar os funcionários sobre como trabalhar com documentos digitais e como usar a tecnologia de gerenciamento de documentos. Isso pode ajudar a garantir que os documentos sejam armazenados e gerenciados corretamente.

É importante monitorar regularmente o uso da tecnologia de gerenciamento de documentos e fazer ajustes conforme necessário. Isso pode ajudar a garantir que a digitalização esteja fornecendo os resultados desejados em termos de economia de espaço físico.

Dificuldade em recuperar documentos e informações no escritório?

A secretária sentou-se em sua cadeira e suspirou profundamente. Tinha passado horas procurando por um documento antigo importante que não estava onde deveria.

Ela sabia que a culpa era da falta de padronização e organização do arquivo do escritório, porém até então nunca havia parado para pensar sobre isso, e melhor, levar essa questão até seu superior.

A secretária observa também que não é só ela que tem dificuldade de encontrar documentos no arquivo do escritório. Muitos assistentes e auxiliares administrativos da empresa também reclamam sempre que vão ao arquivo morto. Sim, na empresa os arquivos setoriais e central, que mantém documentos mais antigos, é chamado de arquivo morto.

Agora, portanto, a secretária começou a imaginar como seria fácil a sua vida, e similarmente, a vida de seus colegas de trabalho, se houvesse um modelo de organização do arquivo da empresa. Não seria necessário perder horas buscando documentos, ou, pior ainda, pedindo novas cópias a empresas e clientes externos. A empresa não ia mais ter que gastar recursos e tempo com guarda desnecessária de documentos, sim, hã muitos documentos nos arquivos da empresa, e muitos deles nem se usa mais, e os que a empresa mais precisa, quase nunca é encontrado.

A falta de gestão e segurança da informação nos arquivos afetava negativamente não só a agilidade, qualidade e perda de recursos, mas também a reputação da empresa.

A falta de gestão e segurança nos arquivos faz com que, em muitas vezes, a empresa não consiga ou não seja capaz de fornecer as informações que os clientes (parceiros e fornecedores) precisam à tempo hábil. Ter a informação certa, na hora certa é estratégico..

A secretária sabia que era hora de sugerir uma reforma no modo de arquivamento, uso e acesso aos arquivos. Chamar a atenção da gerência para o fato de que algo precisava mudar em relação aos arquivos da empresa era mais que necessário.

Enquanto isso, ela prometeu a si mesma que seria mais cuidadosa em manter seu próprio espaço de trabalho organizado, ia inclusive organizar e documentar seu arquivo setorial, para facilitar sua própria rotina de trabalho e inspirar outros colaboradores, que também passam por problema parecido, como é o caso dos assistentes e auxiliares administrativos da empresa.

Você já passou por situação semelhante?

Profissionalizar o gerenciamento de arquivos e processos físicos e digitais, na maioria das vezes, tratados de forma amadora, informal e rasa, é estratégico para o sucesso da gestão administrativa e gerencial, independente do porte, natureza ou ramo da empresa.

A CLIQUE Documental (CDoc) é uma pequena empresa mineira que desde 2014 atua com prestação de serviços de consultoria empresarial especializada em diagnóstico, tratamento e organização de documentos, informações e processos para microempreendedor individual (MEI), micro empresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP).

Acabe de vez com a caos informacional na sua empresa por meio da Metodologia CDoc de gerenciamento de arquivos e processos em apenas 180 dias.

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Curso Gestão de Acervo Acadêmico na Prática

O nosso curso gestão de arquivos, documentos e informação - acervo acadêmico na prática, é baseado em três pilares: teoria, prática e legislação vigente.  Tudo que você precisa saber sobre implementação da Portaria 315 e suas atualizações

 

Este curso é para você que ainda apresenta dificuldade em entender na prática as exigências legais e boas práticas de arquivo para gerenciamento efetivo e eficaz de acervos acadêmicos.

Este curso é para você que tem dúvidas sobre a adequada classificação e organização de documentos do acervo acadêmico de escolas e universidades.

Este curso é para você que não sabe quais documentos do acervo acadêmico podem ser eliminados após a sua digitalização.

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Sobrecarga de Arquivos?

 

O aumento exponencial de dados e documentos nos computadores da empresa pode acarretar sérios problemas, afetando a eficiência e a produtividade dos funcionários. Existem várias maneiras que podem minimizar problemas ligados a sobrecarga de dados e documentos, a saber:

·  Limpeza de disco: A limpeza de disco é uma maneira fácil de remover arquivos temporários, cache e outras informações desnecessárias que podem estar ocupando espaço no disco rígido.

·       Desinstalação de programas não utilizados: A desinstalação de programas não utilizados pode liberar espaço em disco e melhorar o desempenho do computador.

·       Armazenamento em nuvem: O armazenamento em nuvem pode ser uma solução para a sobrecarga de dados. Com essa opção, os arquivos são armazenados remotamente e podem ser acessados ​​a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet. Isso pode ajudar a liberar espaço em disco local.

·       Gerenciamento de arquivos: Um gerenciamento eficiente de arquivos é fundamental para evitar a sobrecarga de dados. Certifique-se de que os funcionários estejam organizando seus arquivos de maneira adequada e armazenando-os em locais apropriados.

·  Implementação de políticas: É importante implementar políticas claras para o armazenamento de arquivos e uso de computadores. Isso pode incluir restrições sobre o armazenamento de arquivos desnecessários ou não relacionados ao trabalho, limites para o uso de recursos do computador, entre outras medidas.

Todavia, se pretende trabalhar em ambiente mais organizados, sem acumular documentos e dados desnecessários, sugiro investir em um programa de gestão documental. Conheça a Metodologia CDoc!

A Metodologia CDoc é um programa de consultoria e mentoria empresarial completo, que apresenta um conjunto de ferramentas, métodos e procedimentos didaticamente desenvolvidos e pensados para implementar e escalar a gestão e organização de processos e documentos em arquivos e bibliotecas.

Este programa é ideal para negócios (PJ) e profissionais (PF) que desejam ter processos mais enxutos, padronizados e documentados. Por meio da Metodologia CDoc você irá aprender a sequência certa para o efetuar o efetivo e eficaz tratamento, análise, arquivamento, descarte e digitalização de documentos de acordo com a legislação vigente e padrões técnicos de gestão de documentos e informação.

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Busca de Documentos

 

A busca de documentos e informações em muitas empresas acaba sendo um problema, mas existem alternativas que podem ajudar a resolver essa questão:

·       Organize seus documentos: A organização dos documentos é a chave para facilitar a busca. Certifique-se de que todos os documentos estejam em um local designado, etiquetados e organizados por categoria, data ou outro critério relevante.

·       Digitalize seus documentos: Digitalizar os documentos e armazená-los em um sistema de gerenciamento eletrônico pode facilitar a busca e o acesso aos documentos. É importante garantir que os documentos sejam digitalizados com qualidade suficiente para permitir que sejam facilmente lidos.

·       Crie um sistema de indexação: Um sistema de indexação pode ajudar a organizar e encontrar documentos rapidamente. Isso pode ser feito por meio de palavras-chave, números de referência ou outros critérios relevantes.

·       Use ferramentas de busca avançada: Muitos softwares de gerenciamento de documentos possuem ferramentas de busca avançada que permitem pesquisar documentos por palavras-chave, frases, datas ou outros critérios. Use essas ferramentas para encontrar documentos mais rapidamente.

·       Treine sua equipe: Certifique-se de que sua equipe esteja treinada para usar os sistemas e ferramentas de gerenciamento de documentos. Isso inclui a capacidade de pesquisar, recuperar e salvar documentos de maneira eficiente.

·       Monitore e avalie: Avalie regularmente seus processos de gerenciamento de documentos para identificar problemas e oportunidades de melhoria. Monitore o tempo gasto na busca de documentos e considere as opiniões dos usuários para identificar áreas de oportunidade.

Ao implementar dessas estratégias, você terá melhorias no dia a dia da sua empresa. Porém para sanar de fez problemas de busca de informação, o ideal é investir em um programa de gestão de documentos e informações. Tal processo permite melhorar a eficiência e eficácia dos processos, rotinas e atividades do arquivo.

Gestão de Documentos

 

A gestão de documentos e informação representa um conjunto de métodos, procedimentos e intervenções técnicas com o objetivo de promover controle, padronização, assertividade, e agilidade no processo de busca e uso da informação.

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