A secretária sentou-se em sua cadeira e suspirou profundamente. Tinha passado horas procurando por um documento antigo importante que não estava onde deveria.
Ela sabia que a culpa era da falta de padronização e organização do arquivo do escritório, porém até então nunca havia parado para pensar sobre isso, e melhor, levar essa questão até seu superior.
A secretária observa também que não é só ela que tem dificuldade de encontrar documentos no arquivo do escritório. Muitos assistentes e auxiliares administrativos da empresa também reclamam sempre que vão ao arquivo morto. Sim, na empresa os arquivos setoriais e central, que mantém documentos mais antigos, é chamado de arquivo morto.
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Agora, portanto, a secretária começou a imaginar como seria fácil a sua vida, e similarmente, a vida de seus colegas de trabalho, se houvesse um modelo de organização do arquivo da empresa. Não seria necessário perder horas buscando documentos, ou, pior ainda, pedindo novas cópias a empresas e clientes externos. A empresa não ia mais ter que gastar recursos e tempo com guarda desnecessária de documentos, sim, hã muitos documentos nos arquivos da empresa, e muitos deles nem se usa mais, e os que a empresa mais precisa, quase nunca é encontrado.
A falta de gestão e segurança da informação nos arquivos afetava negativamente não só a agilidade, qualidade e perda de recursos, mas também a reputação da empresa.
A falta de gestão e segurança nos arquivos faz com que, em muitas vezes, a empresa não consiga ou não seja capaz de fornecer as informações que os clientes (parceiros e fornecedores) precisam à tempo hábil. Ter a informação certa, na hora certa é estratégico..
A secretária sabia que era hora de sugerir uma reforma no modo de arquivamento, uso e acesso aos arquivos. Chamar a atenção da gerência para o fato de que algo precisava mudar em relação aos arquivos da empresa era mais que necessário.
Enquanto isso, ela prometeu a si mesma que seria mais cuidadosa em manter seu próprio espaço de trabalho organizado, ia inclusive organizar e documentar seu arquivo setorial, para facilitar sua própria rotina de trabalho e inspirar outros colaboradores, que também passam por problema parecido, como é o caso dos assistentes e auxiliares administrativos da empresa.
Você já passou por situação semelhante?
Profissionalizar o gerenciamento de arquivos e processos físicos e digitais, na maioria das vezes, tratados de forma amadora, informal e rasa, é estratégico para o sucesso da gestão administrativa e gerencial, independente do porte, natureza ou ramo da empresa.
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