Passos para estruturar e organizar um arquivo de Notas Fiscais

Para estruturar e organizar um arquivo de notas fiscais de forma prática e segura, siga os passos a seguir:

Avalie as necessidades e requisitos legais: Entenda os prazos de guarda exigidos pela legislação fiscal e tributária, levando em consideração a temporalidade estabelecida para as notas fiscais. Consulte a tabela de temporalidade do Conarq para orientação.

Classifique as notas fiscais: Crie categorias ou séries documentais para as notas fiscais com base em critérios como o tipo de documento, a empresa emissora, o período fiscal, entre outros. Essa classificação facilitará a organização e o acesso aos documentos quando necessário.

Estabeleça critérios de organização: Defina critérios consistentes para a ordenação das notas fiscais dentro de cada categoria ou série documental. Pode ser por data, número de nota fiscal, ou qualquer outro critério que faça sentido para sua organização.

Utilize materiais de arquivamento adequados: Escolha caixas, envelopes ou pastas resistentes e de qualidade arquivística para armazenar as notas fiscais. Certifique-se de que eles sejam livres de ácidos e não causem danos aos documentos.

Identifique e rotule as unidades de arquivamento: Cada caixa, envelope ou pasta deve ser claramente identificado com informações relevantes, como a série documental, o período abrangido e outras informações necessárias para a rápida localização dos documentos.

Digitalize as notas fiscais: Considere a digitalização das notas fiscais como uma medida adicional de segurança e acesso facilitado. Certifique-se de que a digitalização seja feita de acordo com padrões aceitos e mantenha os arquivos digitais em locais seguros e com backups regulares.

Controle de acesso e segurança: Estabeleça medidas de controle de acesso ao arquivo físico e digital das notas fiscais. Defina quem pode acessar e manipular os documentos, e implemente medidas de segurança física e lógica para proteger os arquivos.

Documente todas as atividades: Registre todas as atividades relacionadas às notas fiscais, como empréstimos, consultas ou alterações realizadas nos documentos. Isso auxilia na rastreabilidade e na prestação de contas.

Realize revisões periódicas: Faça revisões regulares do arquivo para garantir a conformidade com as políticas estabelecidas e para descartar de forma adequada as notas fiscais que já tenham cumprido seu prazo de guarda.

Treinamento e conscientização: Capacite os colaboradores envolvidos na gestão e organização do arquivo de notas fiscais, fornecendo treinamentos sobre as boas práticas de arquivamento e conscientizando sobre a importância da segurança e integridade dos documentos.

Por fim, além dos passos mencionados, é importante criar um plano de contingência para situações de emergência, como incêndios, inundações ou falhas no sistema. Isso inclui a realização de cópias de segurança dos arquivos digitais, armazenamento em locais físicos diferentes e a definição de procedimentos de recuperação de desastres. Um plano de contingência adequado ajudará a proteger as notas fiscais e garantir sua disponibilidade, mesmo diante de eventos imprevistos.

Outro aspecto muito importante é que ajustes devem ser realizados para atender às necessidades específicas de cada organização em relação à gestão de notas fiscais. É essencial ressaltar a importância do apoio especializado de profissionais da informação ou arquivistas capacitados, que possuem o conhecimento necessário para garantir uma estruturação e organização eficientes do arquivo. Esses especialistas aplicam as melhores práticas de arquivamento e seguem as normas vigentes, evitando erros e implementando soluções adequadas. Com o auxílio de um profissional, a gestão documental é otimizada, proporcionando maior segurança e eficácia ao processo.