A guada de documentos obsoletos gera muitos prejuizos para a sua empresa. Entenda isso!

Muitas empresas não percebem a quantidade de gastos desnecessários que têm com a guarda de documentos obsoletos ou sem utilidade. Esses documentos, muitas vezes, são mantidos no arquivo sem a devida revisão ou descarte, ocupando espaço físico, dificultando o acesso aos documentos importantes e aumentando os custos com armazenamento.

A gestão profissional do arquivo empresarial é essencial para evitar esses gastos desnecessários e otimizar o uso do espaço físico da empresa. Uma boa gestão do arquivo empresarial pode ajudar a identificar e descartar documentos que não possuem mais utilidade, liberando espaço para novos documentos e reduzindo os custos com armazenamento.

Além disso, uma gestão profissional do arquivo empresarial pode ajudar a identificar e separar documentos importantes que devem ser mantidos por um período determinado, em conformidade com as regulamentações e leis aplicáveis. Isso ajuda a evitar multas e penalidades e protege a empresa de possíveis problemas legais.

Outra vantagem da gestão profissional do arquivo empresarial é a redução de custos com pessoal. Quando os documentos são organizados e facilmente acessíveis, os funcionários não precisam gastar tempo procurando por eles ou, pior, perdendo informações importantes. Isso ajuda a aumentar a produtividade e a eficiência da equipe, resultando em economia de tempo e dinheiro.

Portanto, investir na gestão profissional do arquivo empresarial pode trazer muitos benefícios para a empresa, incluindo a redução de gastos com armazenamento desnecessário de documentos obsoletos, maior eficiência na busca e acesso aos documentos importantes, redução de multas e penalidades e aumento da produtividade da equipe.

Organização de documentos parece tarefa simples, mas não é!

Entendo que a organização dos documentos do arquivo da sua empresa pode parecer uma tarefa simples, mas na realidade pode ser mais complexa do que se imagina. Manter o arquivo organizado profissionalmente é fundamental para o sucesso do seu negócio, pois garante a segurança das informações, agiliza o acesso aos documentos e permite a tomada de decisões mais assertivas.

Nesse sentido, é importante contar com a ajuda de uma consultoria especializada em gerenciamento e organização de documentos para garantir que todos os processos sejam executados de forma profissional e eficiente.

Alguns dos benefícios que essa consultoria pode trazer para a sua empresa incluem:

Identificação das necessidades específicas da sua empresa: uma consultoria especializada pode avaliar as necessidades específicas da sua empresa e criar soluções personalizadas para a organização dos documentos, considerando o tipo de negócio, o tamanho da empresa e as particularidades do seu setor.

Melhoria da eficiência operacional com redução do tempo no processo de guarda e recuperação de documentos.

Proteção das informações com proteção do arquivo e liberação dos documentos conforme perfis.

Economia de espaço com eliminação de documentos desnecessários e obsoletos.

Cumprimento das regulamentações, compliance documental é estratégico.

Estes benefícios estão ao alcance de sua mão!

Seja estratégico na hora de investir em digitalização

Para garantir que a digitalização seja eficaz, é importante ter um processo claro e organizado. Isso inclui definir quais documentos precisam ser digitalizados, como eles serão organizados e como serão armazenados. Também é importante escolher a tecnologia de digitalização correta para os tipos de documentos que serão digitalizados.

Os documentos digitais precisam ser armazenados em um local seguro e acessível. Isso pode incluir o uso de um sistema de gerenciamento de documentos ou um serviço de armazenamento em nuvem. É importante garantir que os documentos estejam bem organizados e facilmente acessíveis para que possam ser encontrados rapidamente.

A digitalização pode permitir o descarte de documentos físicos que não são mais necessários. No entanto, é importante ter um processo claro para o descarte desses documentos e garantir que eles sejam descartados de forma segura e de acordo com as leis e regulamentos locais.

É importante revisar periodicamente os documentos digitalizados e descartar aqueles que não são mais necessários. Também é importante garantir que os documentos digitalizados estejam atualizados e que as versões mais recentes sejam armazenadas.

É importante treinar os funcionários sobre como trabalhar com documentos digitais e como usar a tecnologia de gerenciamento de documentos. Isso pode ajudar a garantir que os documentos sejam armazenados e gerenciados corretamente.

É importante monitorar regularmente o uso da tecnologia de gerenciamento de documentos e fazer ajustes conforme necessário. Isso pode ajudar a garantir que a digitalização esteja fornecendo os resultados desejados em termos de economia de espaço físico.

Dificuldade em recuperar documentos e informações no escritório?

A secretária sentou-se em sua cadeira e suspirou profundamente. Tinha passado horas procurando por um documento antigo importante que não estava onde deveria.

Ela sabia que a culpa era da falta de padronização e organização do arquivo do escritório, porém até então nunca havia parado para pensar sobre isso, e melhor, levar essa questão até seu superior.

A secretária observa também que não é só ela que tem dificuldade de encontrar documentos no arquivo do escritório. Muitos assistentes e auxiliares administrativos da empresa também reclamam sempre que vão ao arquivo morto. Sim, na empresa os arquivos setoriais e central, que mantém documentos mais antigos, é chamado de arquivo morto.

Agora, portanto, a secretária começou a imaginar como seria fácil a sua vida, e similarmente, a vida de seus colegas de trabalho, se houvesse um modelo de organização do arquivo da empresa. Não seria necessário perder horas buscando documentos, ou, pior ainda, pedindo novas cópias a empresas e clientes externos. A empresa não ia mais ter que gastar recursos e tempo com guarda desnecessária de documentos, sim, hã muitos documentos nos arquivos da empresa, e muitos deles nem se usa mais, e os que a empresa mais precisa, quase nunca é encontrado.

A falta de gestão e segurança da informação nos arquivos afetava negativamente não só a agilidade, qualidade e perda de recursos, mas também a reputação da empresa.

A falta de gestão e segurança nos arquivos faz com que, em muitas vezes, a empresa não consiga ou não seja capaz de fornecer as informações que os clientes (parceiros e fornecedores) precisam à tempo hábil. Ter a informação certa, na hora certa é estratégico..

A secretária sabia que era hora de sugerir uma reforma no modo de arquivamento, uso e acesso aos arquivos. Chamar a atenção da gerência para o fato de que algo precisava mudar em relação aos arquivos da empresa era mais que necessário.

Enquanto isso, ela prometeu a si mesma que seria mais cuidadosa em manter seu próprio espaço de trabalho organizado, ia inclusive organizar e documentar seu arquivo setorial, para facilitar sua própria rotina de trabalho e inspirar outros colaboradores, que também passam por problema parecido, como é o caso dos assistentes e auxiliares administrativos da empresa.

Você já passou por situação semelhante?

Profissionalizar o gerenciamento de arquivos e processos físicos e digitais, na maioria das vezes, tratados de forma amadora, informal e rasa, é estratégico para o sucesso da gestão administrativa e gerencial, independente do porte, natureza ou ramo da empresa.

A CLIQUE Documental (CDoc) é uma pequena empresa mineira que desde 2014 atua com prestação de serviços de consultoria empresarial especializada em diagnóstico, tratamento e organização de documentos, informações e processos para microempreendedor individual (MEI), micro empresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP).

Acabe de vez com a caos informacional na sua empresa por meio da Metodologia CDoc de gerenciamento de arquivos e processos em apenas 180 dias.

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Curso Gestão de Acervo Acadêmico na Prática

O nosso curso gestão de arquivos, documentos e informação - acervo acadêmico na prática, é baseado em três pilares: teoria, prática e legislação vigente.  Tudo que você precisa saber sobre implementação da Portaria 315 e suas atualizações

 

Este curso é para você que ainda apresenta dificuldade em entender na prática as exigências legais e boas práticas de arquivo para gerenciamento efetivo e eficaz de acervos acadêmicos.

Este curso é para você que tem dúvidas sobre a adequada classificação e organização de documentos do acervo acadêmico de escolas e universidades.

Este curso é para você que não sabe quais documentos do acervo acadêmico podem ser eliminados após a sua digitalização.

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Sobrecarga de Arquivos?

 

O aumento exponencial de dados e documentos nos computadores da empresa pode acarretar sérios problemas, afetando a eficiência e a produtividade dos funcionários. Existem várias maneiras que podem minimizar problemas ligados a sobrecarga de dados e documentos, a saber:

·  Limpeza de disco: A limpeza de disco é uma maneira fácil de remover arquivos temporários, cache e outras informações desnecessárias que podem estar ocupando espaço no disco rígido.

·       Desinstalação de programas não utilizados: A desinstalação de programas não utilizados pode liberar espaço em disco e melhorar o desempenho do computador.

·       Armazenamento em nuvem: O armazenamento em nuvem pode ser uma solução para a sobrecarga de dados. Com essa opção, os arquivos são armazenados remotamente e podem ser acessados ​​a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet. Isso pode ajudar a liberar espaço em disco local.

·       Gerenciamento de arquivos: Um gerenciamento eficiente de arquivos é fundamental para evitar a sobrecarga de dados. Certifique-se de que os funcionários estejam organizando seus arquivos de maneira adequada e armazenando-os em locais apropriados.

·  Implementação de políticas: É importante implementar políticas claras para o armazenamento de arquivos e uso de computadores. Isso pode incluir restrições sobre o armazenamento de arquivos desnecessários ou não relacionados ao trabalho, limites para o uso de recursos do computador, entre outras medidas.

Todavia, se pretende trabalhar em ambiente mais organizados, sem acumular documentos e dados desnecessários, sugiro investir em um programa de gestão documental. Conheça a Metodologia CDoc!

A Metodologia CDoc é um programa de consultoria e mentoria empresarial completo, que apresenta um conjunto de ferramentas, métodos e procedimentos didaticamente desenvolvidos e pensados para implementar e escalar a gestão e organização de processos e documentos em arquivos e bibliotecas.

Este programa é ideal para negócios (PJ) e profissionais (PF) que desejam ter processos mais enxutos, padronizados e documentados. Por meio da Metodologia CDoc você irá aprender a sequência certa para o efetuar o efetivo e eficaz tratamento, análise, arquivamento, descarte e digitalização de documentos de acordo com a legislação vigente e padrões técnicos de gestão de documentos e informação.

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Busca de Documentos

 

A busca de documentos e informações em muitas empresas acaba sendo um problema, mas existem alternativas que podem ajudar a resolver essa questão:

·       Organize seus documentos: A organização dos documentos é a chave para facilitar a busca. Certifique-se de que todos os documentos estejam em um local designado, etiquetados e organizados por categoria, data ou outro critério relevante.

·       Digitalize seus documentos: Digitalizar os documentos e armazená-los em um sistema de gerenciamento eletrônico pode facilitar a busca e o acesso aos documentos. É importante garantir que os documentos sejam digitalizados com qualidade suficiente para permitir que sejam facilmente lidos.

·       Crie um sistema de indexação: Um sistema de indexação pode ajudar a organizar e encontrar documentos rapidamente. Isso pode ser feito por meio de palavras-chave, números de referência ou outros critérios relevantes.

·       Use ferramentas de busca avançada: Muitos softwares de gerenciamento de documentos possuem ferramentas de busca avançada que permitem pesquisar documentos por palavras-chave, frases, datas ou outros critérios. Use essas ferramentas para encontrar documentos mais rapidamente.

·       Treine sua equipe: Certifique-se de que sua equipe esteja treinada para usar os sistemas e ferramentas de gerenciamento de documentos. Isso inclui a capacidade de pesquisar, recuperar e salvar documentos de maneira eficiente.

·       Monitore e avalie: Avalie regularmente seus processos de gerenciamento de documentos para identificar problemas e oportunidades de melhoria. Monitore o tempo gasto na busca de documentos e considere as opiniões dos usuários para identificar áreas de oportunidade.

Ao implementar dessas estratégias, você terá melhorias no dia a dia da sua empresa. Porém para sanar de fez problemas de busca de informação, o ideal é investir em um programa de gestão de documentos e informações. Tal processo permite melhorar a eficiência e eficácia dos processos, rotinas e atividades do arquivo.

Gestão de Documentos

 

A gestão de documentos e informação representa um conjunto de métodos, procedimentos e intervenções técnicas com o objetivo de promover controle, padronização, assertividade, e agilidade no processo de busca e uso da informação.

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Documentos representam a memória

Documentos representam a memória da empresa porque ele contém informações importantes e registros históricos das atividades, processos e decisões tomadas pela empresa ao longo do tempo.

Os documentos podem incluir relatórios, atas de reuniões, contratos, planos de negócios, registros contábeis, entre outros. Eles são usados para registrar informações relevantes sobre as operações da empresa, como transações financeiras, relações com clientes e fornecedores, contratos e acordos comerciais.

Esses documentos são importantes porque permitem que a empresa mantenha um registro preciso e confiável de suas atividades e tomadas de decisão. Eles podem ser usados como referência para resolver disputas ou conflitos, identificar tendências e padrões, planejar estratégias futuras e manter a conformidade com as leis e regulamentos.

Além disso, o armazenamento e gerenciamento adequados dos documentos são essenciais para garantir a continuidade dos negócios e proteger a empresa em caso de desastres ou crises. Por isso, é fundamental que as empresas tenham políticas e procedimentos claros para garantir a segurança e o acesso adequado aos documentos importantes.